Besturen zwaar? U heeft het zelf in de hand

Is besturen "zwaar"?

Wilt u misschien uw functie overdragen, maar is er in uw ogen niemand geschikt (dat wil zeggen: "zwaar" genoeg) om uw functie met alles wat erbij hoort, over te nemen? Of andersom: als u iemand polst voor een bestuursfunctie, krijgt u dan een beleefd "Nee, dank je" omdat de functie hem te zwaar lijkt?

Misschien is uw functie inderdaad te "zwaar". Als een functie "zwaar" is heeft dat twee nadelen:

  1. het kost u veel tijd en energie waardoor u er eerder mee wil stoppen
  2. het maakt het moeilijker om een opvolger te vinden waardoor u er langer aan vast zit.

Bij elkaar is het resultaat dat u op den duur met tegenzin nog uw functie uitoefent - wat het vinden van een opvolger nog eens extra lastig maakt.

Een vicieuze cirkel. Hoe breekt u hier uit?

Een bestuursfunctie lijkt wat op ijsdansen (kunstrijden op de schaats): er zijn verplichte figuren en verder kunt u de kuur naar eigen goeddunken invullen. Zo is het ook bij het besturen: er zijn wettelijk voorgeschreven taken en verder doet u maar wat u wil.

Eerst loop ik met u de wettelijk verplichte figuren langs. Daarna doe ik enkele suggesties om van wat bestuurswerk af te komen.

.

Wat moet volgens de wet?

Laten we eens nagaan wat een bestuur volgens de wet moet doen. Ik loop gewoon titels 1 Algemene bepalingen en 2 Verenigingen van het Burgerlijk Wetboek') even langs.

Voor alle leden, dus ook bestuursleden, geldt:

  1. zij moeten zich als lid "jegens elkander gedragen naar hetgeen door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd" (art. 8 lid 1).

Voor alle bestuursleden geldt:

  1. zij moeten hun taak") behoorlijk vervullen (art. 9 lid 1);
  2. zij zijn verantwoordelijk voor de algemene gang van zaken;
  3. zij zijn voor het geheel aansprakelijk terzake van onbehoorlijk bestuur*) (art. 9 lid 2);
  4. zij moeten alle verantwoordingsstukken ondertekenen (art. 48 lid 1).

Voor bepaalde bestuursleden zegt de wet nog:

  1. de voorzitter beslist over de uitslag van een stemming (art. 13 lid 3);
  2. de voorzitter en de secretaris van het bestuur zijn#) ook voorzitter en secretaris van de algemene vergadering (art. 38 lid 2).

Het bestuur als geheel moet van de wet:

  1. een administratie voeren (art. 10 lid 1);
  2. financiële verantwoordingsstukken op papier zetten (art. 10 lid 2);
  3. deze stukken 7 jaar bewaren (art. 10 lid 3);
  4. beslissen#) over het toelaten van leden (art. 33);
  5. leden uitschrijven#) (art. 35 lid 2)
  6. leden royeren#) (art. 35 lid 4);
  7. onderling de functies verdelen (art. 37 lid 7);
  8. de algemene vergadering bijeenroepen, op eigen initiatief of op verzoek van leden (art. 41 leden 1 en 2);
  9. de vereniging besturen (art. 44 lid 1);
  10. de vereniging vertegenwoordigen (art. 45 lid 1);
  11. eens per jaar verantwoording afleggen aan de algemene vergadering (art. 48 lid 1);
  12. de kascommissie alle gevraagde inlichtingen verschaffen (art. 48 lid 2).

Voor verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid (statuten vastgelegd in een notariële akte en ingeschreven bij de Kamer van koophandel) geldt nog:

  1. het bestuur moet de bestuursleden inschrijven bij de Kamer van koophandel (Handelsregisterbesluit 2008, art. 28);
  2. het bestuur moet de bestuursleden inschrijven in het UBO-register (Handelsregisterwet 2007, art. 15a). UBO staat voor ultimate benificiary owner of "uiteindelijk belanghebbende".

.

Wat is nou "zwaar"?

Welke van deze activiteiten vallen een bestuur nou zwaar in de zin van veel tijd kosten? Volgens mij:

  1. de vereniging besturen (de bestaansreden waarmaken, zorgen dat de leden kunnen doen waarvoor ze lid zijn geworden) -- dit kunt u invullen hoe u wil;
  2. de vereniging vertegenwoordigen (in contacten met zusterverenigingen, de koepelorganisatie, overheden, sponsoren, donateurs, potentiële leden, enz.) -- vaak leuk werk waar u status aan ontleent, maar er kan veel tijd in gaan zitten als u in veel gremia wil meepraten en deze gremia ook nog eens vaak vergaderen.

.

En de administratie dan?

De bestuurstaak die meestal niet goed gaat, is het voeren van de administratie: dit vereist voortdurende nauwkeurigheid. Ieder bestuurslid kan weleens nauwkeurig werken, maar het is weinigen gegeven om voortdurend nauwkeurig te werken.

Een volledige, gedetailleerde, beschrijving van wat men wil bijhouden, waarom en hoe^), geeft houvast. Het doel van zo'n procesbeschrijving is, te bevorderen dat gegevens juist, volledig en actueel (bij de tijd) zijn.

Zo'n procesbeschrijving geeft precies aan wie op welke momenten wat moet doen. In zekere zin bent u onderdeel van een "apparaat" dat als een automaat of nog liever: een uurwerk, betrouwbaar en voorspelbaar doet wat gedaan moet worden.

.

Conclusie

De andere 9 bestuurstaken vergen incidenteel aandacht of vragen over het jaar af en toe wat aandacht. Dus "zwaar"? Volgens mij niet.

Is besturen "zwaar"? U heeft het zelf in de hand: doe waar u goed in bent en wat u leuk vindt, en volg een goede procesbeschrijving voor wat frequent en nauwkeurig moet gebeuren.

.

Suggesties

De "zwaarte" van een functie zit hem grotendeels in hoeveel tijd hij vergt. Wilt u uw functie verlichten dan zijn er enkele opties:

  • u kunt minder tijd besteden aan een of meer taken. Vergader bijvoorbeeld om de twee maanden met de zusterverenigingen, in plaats van elke maand. Houd niet wekelijks contact met commissies maar maandelijks. En natuurlijk: vergaderen via Internet scheelt een heleboel reistijd.
  • ga efficiënter vergaderen. U vergadert om besluiten te nemen - niet voor de gezelligheid. Met een goede vergadermethode is veel te winnen. Beleefd aanbevelend: mijn boekje Succesvol vergaderen: Alles tijdig en zorgvuldig afhandelen geeft hier drie technieken voor.
  • u kunt een of meer taken proberen over te dragen aan medebestuursleden. De kennis en invloed worden gelijkmatiger verdeeld over de bestuursleden en u bent niet meer de spil waar alles om draait. Met een kleiner takenpakket wordt het gemakkelijker om uw functie over te nemen.
  • wil niemand een taak overnemen dan laat u de taak vervallen.

.

_________________________

') Zie https://wetten.overheid.nl/BWBR0003045/

") Dat zijn alle bestuurstaken behalve die welke aan andere bestuursleden zijn toebedeeld.

*) Aansprakelijk behalve wie geen ernstig verwijt kan worden gemaakt en heeft geprobeerd dit onbehoorlijk bestuur te corrigeren.

#) Tenzij dit aan anderen is opgedragen.

^) Maak een procesbeschrijving, bijvoorbeeld: Ledenadministratie:
waarom: 1) wie hebben toegang tot de algemene vergadering, 2) wie moeten hoeveel contributie betalen;
wat: houd een ledenlijst bij;
hoe: a) zet 'ledenmutaties' op de agenda van alle bestuursvergaderingen, b) notuleer alle bestuursbesluiten m.b.t. ledenmutaties, c) stuur de kascommissie de notulen van de bestuursvergaderingen, d) houd op basis van de genotuleerde ledenmutaties de ledenlijst bij, e) stuur de ledenlijst per einde-boekjaar naar de kascommissie.

.

Over dit blog

Elke maand e-mail ik aan belangstellenden een artikel over een actueel of interessant onderwerp uit de wereld van stichtingen en verenigingen. Daarna plaats ik dit artikel in dit blog.

Wilt u ook zo'n e-mail van mij krijgen, geeft u dan hier uw e-mailadres op: http://eepurl.com/bWYA1b. Dit is een adres van MailChimp. Ik vraag enkel om uw e-mailadres en u kunt uw e-mailadres altijd met één klik weer uit mijn lijst verwijderen.

Deze site gebruikt cookies om webshopdiensten en uw gebruikerservaring te verbeteren.

Zie meer: Privacy (Klik op button > Accepteer om dit scherm niet meer te laten verschijnen)