De machtige ledenvergadering

De algemene vergadering. Paars gebied is het bestuur.
Binnen de grijze stippellijn de georganiseerde oppositie.
Rode koppen aan weerszijden en nuances ertussen.

De machtige ledenvergadering

Via mijn vraagbaak hoor ik over allerlei conflicten binnen verenigingen. Het zijn variaties op hetzelfde thema: de strijd om de macht.

In liefde en oorlog is alles geoorloofd, maar dit is geen oorlog: er zijn regels namelijk de wet, statuten, reglementen en gewoonten. Negeert u deze dan speelt u vals en dat kan u de overwinning kosten.

Deze aflevering gaat over de macht van het enige orgaan in de vereniging dat het bestuur (of bestuursleden) benoemt: de algemene vergadering. Dat is het orgaan waar de strijd om de macht beslecht wordt.

.

Voor wie?

Deze blog-post is relevant voor ieder die in een strijd om de macht in een vereniging is gewikkeld. Aanvallend lid of verdedigend bestuurslid, de regels gelden voor iedereen.

Ik ken de wet; daar baseer ik deze post op. Uw statuten ken ik niet. De wet staat toe dat in de statuten wordt afgeweken van de wettelijke regeling en de statuten mogen extra regels stellen. Leest u daarom de statuten van uw vereniging goed als u in een conflict gezogen wordt.

.

Ledenvergadering of algemene vergadering?

Elke vereniging heeft leden; soms veel, soms weinig. Iedereen kent de vereniging met één lid: de Partij voor de Vrijheid (PVV) met als enig lid Geert Wilders. Ik ken een vereniging met twee leden. Maar de meeste verenigingen hebben tientallen leden, honderden leden of duizenden leden en een vereniging als de ANWB heeft er meer dan een miljoen.

De gezamenlijke leden zijn de baas in de vereniging: het is hún vereniging - zij bepalen wat er gebeurt. Dat noemt men verenigingsdemocratie.

Willen zij gezamenlijk hun wil uitspreken dan moeten zij daarvoor bij elkaar komen. Zo een gebeurtenis heet een ledenvergadering.

Wanneer alle leden bijeen zijn, al is het op een toevallige plaats en een toevallig tijdstip, dan kunnen zij gezamenlijk geldige besluiten nemen (art. 40 lid 2'). Bij de meeste verenigingen zal dit echter nooit gebeuren.

Hoe kunnen "de leden" dan wél rechtsgeldige besluiten nemen? Dit kan door een ledenvergadering uit te schrijven en in de convocatie (oproep, uitnodiging) de agenda van de vergadering op te nemen. U zorgt dat alle leden deze convocatie onder ogen krijgen. Zij kunnen dan beslissen of de onderwerpen belangrijk genoeg zijn om aan de vergadering deel te nemen.

De leden die aan de oproep gehoor geven vormen de algemene vergadering. De algemene vergadering is geen gebeurtenis maar een orgaan van de vereniging, naast het bestuur, de kascommissie, de redactie van het verenigingsorgaan, enzovoort.

.

Een zelfstandig orgaan

De algemene vergadering is een zelfstandig orgaan van de vereniging. Het heeft leden (de aanwezige leden van de vereniging), een voorzitter en een secretaris, het komt bijeen (de ledenvergaderingen) en het ontvangt en verstuurt documenten.

Over dat laatste: de algemene vergadering ontvangt de verantwoordingsstukken van het bestuur en het verslag van de kascommissie, en verstuurt verslagen van haar vergaderingen. Het ligt daarom voor de hand dat de algemene vergadering een eigen archief heeft.

.

Wettelijke bevoegdheden

De wet kent de algemene vergadering bepaalde bevoegdheden uitdrukkelijk toe. Ik som ze hieronder op: De algemene vergadering kan ...

art. 28 lid 1: besluiten de statuten vast te laten leggen in een notariële akte

art. 33: iemand toelaten als lid tegen de wens van het bestuur

art. 35 lid 4: de schorsing (leidend tot royement) van een lid ongedaan maken

art. 37 lid 2: het bestuur benoemen

art. 37 lid 4: een bindende voordracht overrulen

art. 37 lid 6: bestuursleden ontslaan

art. 42 lid 1: de statuten wijzigen

art. 42 lid 4: de vereniging ontbinden

art. 48 lid 1: 1) de verantwoordingsstukken van het bestuur goedkeuren; 2) de termijn waarbinnen het bestuur verantwoording moet afleggen, verlengen

art. 48 lid 2: een kascommissie benoemen

Bovenstaande opsomming wordt afgerond met art. 40 lid 1: "Aan de algemene vergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan andere organen zijn opgedragen."

De precieze formulering van deze wetsartikelen vindt u op Internet, zie voetnoot.

.

Bijeenroepen

De wet kent drie manieren waarop de algemene vergadering samenkomt:

  1. het bestuur roept op tot een ledenvergadering, op eigen initiatief of op verzoek van leden
  2. een aantal leden roept op tot een ledenvergadering als het bestuur niet op een verzoek daartoe ingaat
  3. toevallig zijn alle leden bijeen.

Hebben alle leden een uitnodiging gehad dan vormen de leden die komen opdagen, de algemene vergadering. Zij kan rechtsgeldige besluiten nemen, ongeacht de opkomst.

Ik heb vaak genoeg meegemaakt dat op een ledenvergadering aanwezig waren: het bestuur, de leden van de kascommissie, een candidaat voor het bestuur en een of twee leden.

Hoe de algemene vergadering bijeen is geroepen bepaalt door wie zij geleid wordt.

.

Leiden

Normaal gesproken (art. 38 lid 2) "treden de voorzitter en de secretaris van het bestuur of hun vervangers, als zodanig ook op bij de algemene vergadering."

De statuten kunnen voorschrijven of mogelijk maken dat de algemene vergadering een eigen voorzitter of secretaris of beide heeft.

In mijn studententijd was ik een tijd vergadervoorzitter van de culturele overkoepeling, de vereniging van culturele verenigingen. Reden: in deze vergadering was het altijd heftige ruzie tussen het bestuur van de overkoepeling en de vertegenwoordigers van de aangesloten verenigingen. Toen is besloten, een neutrale voorzitter te benoemen. Neutraal moet u zien als "niet cultureel geëngageerd" (cultuurbarbaar). Ik voldeed aan deze eis want ik was nog nooit lid geweest van enige culturele vereniging maar had een track record in de studentenpolitiek en de studieverenigingen. Mijn opvolger in deze functie was de net afgetreden voorzitter van het bestuur van de sport-overkoepeling.

Dit zijn twee situaties waarin van tevoren vaststaat wie voorzitter en secretaris zijn; de normale situaties.

De uitzondering is de situatie dat de leden zelf de algemene vergadering bijeenroepen omdat het bestuur niet tijdig ingaat op een verzoek daartoe. In dit geval kunnen de 'verzoekers' anderen dan de gebruikelijke voorzitter en secretaris vragen om de vergadering voor te zitten en te verslaan. Zij kunnen het zelf doen, maar ook een professionele 'dagvoorzitter' en notulist inschakelen - dit hoeven geen leden van de vereniging te zijn.

.

Besluiten door de algemene vergadering

Het enige wat de algemene vergadering kan, is: besluiten nemen. De naleving of uitvoering van die besluiten is aan anderen: aan personen of aan andere organen.

De meeste besluiten worden genomen bij eenvoudige meerderheid van stemmen (meer voor dan tegen, ongeacht het aantal blanco's, onthoudingen en ongeldige stemmen).

Voor sommige besluiten is een tweederden meerderheid vereist (tenminste twee keer zoveel voor als tegen, weer ongeacht het aantal blanco's, onthoudingen en ongeldige stemmen).

Voor het overrulen van een bindende voordracht kán in de statuten een quorum worden voorgeschreven, een minimum aantal aanwezige en vertegenwoordigde leden. Het is niet zo dat als bijvoorbeeld het quorum 25 leden is en er precies 25 leden aanwezig zijn, zij voor een geldig resultaat ook allen een geldige stem moeten uitbrengen: blanco en ongeldige stemmen en onthoudingen zijn toegestaan.

Mogen de statuten niet gewijzigd worden dan kan deze regel worden overruled bij algemene stemmen in een vergadering waarin alle leden aanwezig zijn of zijn vertegenwoordigd. Voor grote verenigingen is dit een practisch onhaalbare eis.

.

Wie bepaalt de uitslag van een stemming?

Wanneer over een voorstel gestemd is, bepaalt de voorzitter wat de uitslag van de stemming is (Art. 13 lid 1).

In het Britse kabinet is dit een keer gebeurd na een stemming bij handopsteken: Voorzitter: "Vijftien tegen, één voor. Aangenomen."

Twijfelt ook maar één aanwezige aan de juistheid van dit oordeel en hij vraagt direct om een hoofdelijke of schriftelijke (geheime) stemming dan moet een dergelijke stemming gehouden worden (Art. 13 lid 3).

.

Het conflict uitvechten

Nu u een beetje weet hoe het werkt dan de kern van deze blog-post: hoe vecht u een conflict uit? Daarvoor moet u een rechtsgeldig bijeengeroepen algemene vergadering aan uw kant krijgen. Daarna moet u er maar op vertrouwen dat de verslagen partij zich schikt in zijn nederlaag, maar u kunt staande de vergadering al maatregelen nemen die dat bevorderen.
.

De algemene vergadering rechtsgeldig bijeenroepen

Lees de wet (art. 41 leden 1-3) en uw statuten en reglementen erop na. Volg de voorschriften nauwkeurig, naar de letter, anders krigt u daar weer gedonder over.
.

De meerderheid van de leden aan uw kant krijgen

Leden vinden het gewoonlijk niet leuk dat er een conflict uitbreekt in een vereniging. Ze zijn primair geneigd, het bestuur daarin te steunen. Het bestuur beheerst meestal de website en het verenigingsblad en kan daarin gemakkelijk zijn kijk op de zaak bekendmaken. De opposanten gaan dus een lastige strijd aan.

  1. Hun kijk op de zaak moet overtuigend zijn;
  2. Zij moeten hun kijk op de zaak breed bekendmaken; en
  3. Zij moeten met een voorstel voor verandering komen dat aantrekkelijker is dan de zaak laten zoals die is.

Beide partijen zullen proberen om zoveel mogelijk medestanders te mobiliseren: te bewegen om deze ledenvergadering bij te wonen.

Het is voor beide partijen verleidelijk om de tegenpartij zwart te maken door 'selectief met de waarheid om te gaan' - halve waarheden te verkondigen.

Elly Lust zei: "Al is de pannekoek nog zo dun, hij heeft altijd twee kanten." en Emile Ratelband ooit zei: "Ieder heeft zijn eigen waarheid." De ene 'waarheid' met de andere bestrijden levert een hoop discussie en maakt dat buitenstaanders afhaken.

Wilt u medestanders krijgen dan komt u het verst door een aantrekkelijk voorstel te doen en daar goede argumenten voor te geven.

Dit geldt ook wanneer de oppositie een bestuurslid wil weghebben. Wanneer de oppositie de ledenvergadering wil houden zal zij als agendapunt op dienen te voeren het ontslaan van bestuurslid A onder gelijktijdige benoeming van candidaat X. Dat is een duidelijk voorstel waar na een discussie (debat) over gestemd kan worden.

Wanneer over personen gestemd wordt, dient de stemming vaak schriftelijk te geschieden. Laat de resultaten van de stemming vastleggen in het verslag (de notulen) van deze vergadering. Voor hoe u een schriftelijke stemming organiseert, verwijs ik u graag naar het hoofdstuk 20 Wat doet een stemcommissie? in het boek Het besturen van stichtingen en verenigingen, mede van mijn hand.

Neemt de algemene vergadering zo'n voorstel aan dan is het verstandig om meteen de formulieren van de Kamer van Koophandel voor het inschrijven van bestuurders, in te vullen en ondertekenen.
.

Een commissie van goede diensten?

Mocht u er in een ledenvergadering niet uitkomen, dan kunt u voorstellen om een Commissie van goede diensten te benoemen, die als taak heeft om

  1. het conflict op zijn merites te bekijken
  2. aan de algemene vergadering over enkele weken rapport uit te brengen over haar bevindingen
  3. en zo mogelijk aan de algemene vergadering een voorstel te doen voor een uitweg uit het conflict.

.

Voorkomen is beter dan genezen

Nadat het conflict is beslecht herneemt het verenigingsleven weer zijn normale gang. Ook de voormalige kemphanen zullen elkaar weer tegenkomen. Hoe heftiger het conflict is geweest, hoe langer het duurt voor de emoties zijn weggeëbd.

Daarom is het aan te bevelen, het conflict in een zo vroeg mogelijk stadium te smoren. Dit kunnen de kemphanen doen door via mensen die aan hun kant staan maar er emotioneel minder bij betrokken zijn, contact te zoeken met gematigde mensen van de tegenpartij. Via deze tussenpersonen kunnen de partijen overleggen over oplossingen die voor beide partijen acceptabel zijn.

Zo was er een vereniging waar een groep leden het bestuur wou vervangen. Dit ging met het nodige verbale geweld gepaard. De zittende bestuursleden voelden zich onheus bejegend, maar eigenlijk vonden zij zelf al dat ze aan aftreden toe waren! De oppositie was dus bezig met veel kabaal een open deur in te trappen.

.

Gangbare misvattingen

Hieronder stip ik tenslotte nog enkele gangbare misvattingen aan.
.

Hiërarchie?

Mensen denken weleens dat omdat de algemene vergadering het "hoogste orgaan" van de vereniging wordt genoemd, het in een soort hiërarchische verhouding staat tot het bestuur. Dat de algemene vergadering, net als in het bedrijfsleven, het bestuur opdrachten kan geven.

Dat is een misvatting! De algemene vergadering benoemt de bestuursleden, het bestuur bestuurt en het bestuur legt verantwoording af. De algemene vergadering kan bestuursleden afzetten (ontslaan). Zo staat het in de wet.

De algemene vergadering kan het bestuur geen opdrachten geven. De algemene vergadering kan het bestuur dingen verzoeken en het bestuur kan toezeggen deze verzoeken in te willigen maar als later blijkt dat het dit niet heeft gedaan dan heeft zij als enige sanctie, de betrokken bestuursleden te ontslaan.

.

Budgetrecht?

In de politiek heeft men het over het budgetrecht van het parlement. De algemene vergadering heeft dat recht niet. Het kan een door het bestuur voorgelegde begroting "vaststellen" maar - zie hierboven - het bestuur is er slechts moreel aan gebonden.

Wel kan de algemene vergadering de financiële verantwoording afkeuren en pas goedkeuren nadat het bestuur bepaalde uitgaven uit eigen zak heeft aangevuld. Maar dat kan ook zonder voorafgaande begroting.

.

Contributie?

In veel statuten staat dat de algemene vergadering de contributie vaststelt. Maar er staat ook vaak dat het bestuur aan leden een korting op de contributie of vrijstelling van het betalen van contributie kan geven. Het effect van deze combinatie is dat de contributie wel een maximum heeft maar geen minimum.

Het bestuur moet de besluiten om leden korting of vrijstelling te geven, natuurlijk wel kunnen verantwoorden.

.

Zit u zelf met een probleem?

Zit u in uw organisatie zelf met een probleem? Als buitenstaander kan ik u wellicht op ideeën brengen voor hoe u eruit komt. Kijkt u eens op mijn vaagbaak - net als bij juristen en notarissen is het eerste consult (telefonisch of per e-mail) gratis.

____________

') Alle wetsartikelen komen uit het Burgerlijk Wetboek, Boek 2 Rechtspersonen. U kunt dit op Internet hier vinden: https://wetten.overheid.nl/BWBR0003045.

Deze site gebruikt cookies om webshopdiensten en uw gebruikerservaring te verbeteren.

Zie meer: Privacy (Klik op button > Accepteer om dit scherm niet meer te laten verschijnen)