Een ALV in Corona-tijd? Nood breekt wet

Een ALV in Corona-tijd? Nood breekt wet Noodwet geeft regels

Samenvatting

Besturen van verenigingen moeten binnen een half jaar na het einde van een boekjaar verantwoording afleggen. Onder de huidige "intelligente lock-down" kunnen we geen ledenvergaderingen houden.

Iemand attendeerde me er op 25 mei via mijn Vraagbaak op dat dit niet juist is: wettelijk verplichte bijeenkomsten zijn toegestaan met hooguit 100 mensen zolang zij tenminste 1,5 m onderlinge afstand handhaven. Vallen jaarvergaderingen daar ook onder? Uit een later stuk concludeer ik van wel. Een praktisch punt: waar vindt u voldoend ruime accommodatie nu de hele horeca is gesloten?

Vanwege dit praktische punt, en omdat de uitzondering niet geldt voor andere, niet verplichte, ledenvergaderingen, handhaaf ik het uitgangspunt van deze blogpost:

Onder de huidige "intelligente lock-down" kunnen we praktisch gesproken geen ledenvergaderingen houden. Wat te doen?

  • U kunt, wanneer dat in de statuten van uw vereniging is geregeld, op afstand vergaderen via Internet.

Is het niet in uw statuten geregeld dan kunt u de wet aan de kant schuiven:

  • u houdt uw ledenvergadering nadat de lock-down is afgelopen, waarschijnlijk na de wettelijke deadline, of
  • u gaat, wanneer u niet langer kunt wachten, toch op afstand vergaderen via Internet.

.

Op vrijdag 24 april 2020 is een noodwet van kracht geworden die regelt hoe u binnen de wet elektronisch kunt vergaderen, juist voor het geval dat dit niet in uw statuten is geregeld.

Maar u kunt nog steeds de wet aan de kant schuiven wanneer naleven ervan onredelijk of onbillijk zou zijn. Dat staat in artikel 8 van Boek 2 van het Burgerlijk wetboek - zie het eind van deze blog-post.

Hieronder licht ik dit alles toe.

.

De noodwet

De noodwet is een tijdelijke wet. Hij geldt tot 1 september 2020. Hij kan steeds met maximaal twee maanden verlengd worden.

Wilt u de volledige tekst van de wet zien, gaat u dan hierheen: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2020-126.html. Voor verenigingen zijn alleen de artikelen 6 en 7 van belang. Meer daarover hieronder..

.

Artikel 6 (algemene vergadering verenigingen)

Het bestuur kan de ledenvergadering elektronisch houden.

De leden kunnen tot 72 uur voor de vergadering schriftelijk vragen indienen over de agendapunten.

Het bestuur beantwoordt deze vragen voor of tijdens de vergadering. Het zet de antwoorden op de website of maakt ze op andere wijze elektronisch toegankelijk voor de leden.

Het bestuur zorgt zo mogelijk dat de leden tijdens de vergadering nadere vragen kunnen stellen.

Hieronder geef ik in paars de tekst van artikel 6 weer; daaronder in groen de toelichting van de minister.

1. In afwijking van artikel 38 lid 1 kan het bestuur bepalen dat leden geen fysieke toegang hebben tot de algemene vergadering, onder de volgende voorwaarden:

a. de algemene vergadering is langs elektronische weg voor leden te volgen; en

b. de leden zijn tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld.

2. De in lid 1 onder b bedoelde vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering, al dan niet thematisch, beantwoord en deze antwoorden worden op de website van de vereniging geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt voor de leden.

3. Het bestuur spant zich ervoor in dat tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd. De voorzitter van de vergadering kan een en ander nader bepalen in het belang van de orde van de vergadering.

4. Enige afwijking van de leden 2 en 3 heeft geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming die in de vergadering heeft plaatsgevonden.

5. Voor zover de statuten zulks niet bepalen, kan, in aanvulling op artikel 38 lid 6, het bestuur bepalen dat het stemrecht slechts kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel.

6. Voor zover de statuten zulks niet bepalen, kan, in aanvulling op artikel 38 lid 8, het bestuur bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht.

Toelichting door de minister:

In artikel 6 voor de vereniging, coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij, in artikel 10 tot en met 14 voor de NV en in artikel 19 tot en met 21 voor de BV worden de voorwaarden gesteld waaronder een rechtspersoon kan overgaan tot het houden van een algemene vergadering die uitsluitend via een elektronisch communicatiemiddel is te volgen (een zogenoemde virtuele vergadering) en de wijze waarop in dergelijke gevallen het stemrecht kan worden uitgeoefend.  

De eerste voorwaarde is dat leden/aandeelhouders de algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel kunnen volgen, bijvoorbeeld via een livestream (via audio of video).

De tweede voorwaarde is dat leden/aandeelhouders in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die op de agenda staan. De rechtspersoon beantwoordt - voor zover redelijkerwijs mogelijk, al dan niet thematisch - de voorafgaand aan de vergadering schriftelijk ingediende vragen uiterlijk ter vergadering. Vragen kunnen tot in ieder geval 72 uur voorafgaande aan de vergadering worden ingediend; de rechtspersoon kan ook een kortere termijn hanteren. Deze vragen en antwoorden moeten op de website van de rechtspersoon worden geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk worden gemaakt voor de leden.

Het wetsvoorstel laat aan rechtspersonen de keuze om al dan niet in de mogelijkheid te voorzien om tijdens de vergadering via een elektronisch communicatiemiddel te stemmen; het is ook mogelijk dat aandeelhouders uitsluitend kunnen stemmen door voorafgaand aan de vergadering een volmacht of steminstructie aan een daartoe door de rechtspersoon aangewezen gevolmachtigde te geven. In dat geval kunnen bijvoorbeeld volmachten of steminstructies via een elektronisch communicatiemiddel worden gegeven aan de daartoe in de oproeping vermelde persoon die op basis daarvan in staat wordt gesteld (elektronisch) te stemmen. In Nederland wordt pas zeer recent bij enkele beursvennootschappen met elektronisch stemmen tijdens de vergadering geëxperimenteerd. Het wetsvoorstel laat de praktijk de ruimte om uitsluitend via volmachten of steminstructies dan wel anderszins via elektronische middelen te stemmen.

(Ik heb bepaalde woorden vet gezet en de laatste regels grijs gemaakt.)

Het Burgerlijk wetboek stelt in lid 7 van artikel 38 om te kunnen stemmen hoge eisen aan het gebruikte vergadersysteem; onder de noodwet gelden deze ook: 

  • de stemgerechtigde kan worden geïdentificeerd; en
  • hij kan de vergadering rechtstreeks volgen.

Zo mogelijk kan hij ook nog deelnemen aan de beraadslaging.

.

Artikel 7 (verslaglegging vereniging en coöperatie)

Het bestuur kan de termijn van 6 maanden waarbinnen het verantwoording moet afleggen, eenmalig verlengen met maximaal 4 maanden. Doet het bestuur dit dan mag de algemene vergadering dat niet óók nogeens doen.

Hieronder geef ik in paars de tekst van artikel 7 weer. Er is geen toelichting bij.

In afwijking van de artikelen 48 lid 1, 49 lid 1 en 58 lid 1 kan de termijn van zes maanden na afloop van het boekjaar door het bestuur worden verlengd met ten hoogste vier maanden. In dat geval heeft de algemene vergadering geen bevoegdheid tot verlenging.

.

Hieronder de oorspronkelijke tekst van de blog-post. Nu de noodwet van kracht is is deze tekst praktisch achterhaald.

.

Vergaderen via Internet

Internet verandert de wereld. Het biedt mogelijkheden om met veel mensen op afstand te vergaderen. U kunt dus een ledenvergadering houden via Internet, dus zonder in een zaaltje bij elkaar te komen.

Dit gaat echter niet zomaar. Door een vrij recente uitbreiding van de wet gelden er nu regels. Het betreft de leden 5 tot en met 9 van artikel 38 van Boek 2 Rechtspersonen van het Burgerlijk wetboek, kortweg: Art. 2:38.5-9 BW. Voor deze blog-post zijn de leden 6 en 7 van belang; ik geef ze hieronder weer:

.

Artikel 38

6 De statuten kunnen bepalen dat iemand die krachtens lid 1 of lid 3 stemgerechtigd is het stemrecht kan uitoefenen door middel van een elektronisch communicatiemiddel.

7 Voor de toepassing van lid 6 is vereist dat de stemgerechtigde via het elektronisch communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd, rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen ter vergadering en het stemrecht kan uitoefenen. De statuten kunnen bepalen dat bovendien is vereist dat de stemgerechtigde via het elektronisch communicatiemiddel kan deelnemen aan de beraadslaging.

Bron: https://wetten.overheid.nl/BWBR0003045/2016-07-01#Boek2_Titeldeel2_Artikel38, mijn accentueringen.

.

U kunt dus gewoon op afstand vergaderen als de statuten van uw vereniging dat met zoveel woorden aangeven. Lid 7 stelt technische eisen aan de communicatiemiddelen die u gebruikt.

Veel verenigingen zullen hun statuten echter nog niet hebben gemoderniseerd in de zin van de leden 5 tot en met 9. Vergaderen via Internet valt dan af. Wat kunt u dan wél?

.

Jaarvergadering uitstellen

Wanneer u niet via Internet mag vergaderen kunt u de jaarvergadering gewoon uitstellen. Wanneer uw boekjaar eindigt op 31 december kunt u uw jaarvergadering uiterlijk op 30 juni houden - zo staat het in de wet (Art. 2:48.1 BW). Ik geef dit eerste lid hieronder weer:

.

Artikel 48

1 Het bestuur brengt op een algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, een bestuursverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Het legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over. Deze stukken worden ondertekend door de bestuurders en commissarissen; ontbreekt de ondertekening van een of meer hunner, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt. Na verloop van de termijn kan ieder lid van de gezamenlijke bestuurders in rechte vorderen dat zij deze verplichtingen nakomen.

.

Opschuiven binnen de termijn van zes maanden

De lock-down geldt, zoals het er nu naar uitziet, tot 1 juni. Tussen 1 juni en 30 juni zullen veel verenigingen proberen hun wettelijke plicht te vervullen, met als gevolg dat er nergens nog een zaaltje te vinden is. Afgezien daarvan: de lock-down kan verlengd worden tot na 1 juni. U kunt het proberen. Maar als het niet binnen die ze maanden lukt, wat dan?

.

Kunt u gedwongen worden?

Afhankelijk van hoe de verhoudingen in uw vereniging liggen, zou een lid van uw vereniging zelfs via de rechter kunnen vorderen dat uw bestuur een ledenvergadering uitschrijft. Hij heeft daar het recht toe uit hoofde van de laatste volzin van Art. 2:48.1 BW.

Alleen: de rechters houden geen zitting tot 1 juni en na 1 juni gaan ze zich met belangrijke of urgente zaken bezighouden. Zie: https://www.rechtspraak.nl/Organisatie-en-contact/Organisatie/Raad-voor-de-rechtspraak/Nieuws/Paginas/Werkwijze-van-de-Rechtspraak-na-6-april.aspx. Een kansloze missie, dus.

.

Uitstel door de algemene vergadering

Het geciteerde lid 1 van artikel 48 bevat nog de ontsnappingsclausule "behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering". De algemene vergadering kan alleen niet bijeenkomen om uitstel te verlenen. Een catch-22-situatie.

Omdat de algemene vergadering niet bijeen kan komen om uitstel te verlenen krijgt u geen uitstel. Maar bijeenkomen om verantwoording af te leggen, kan ook niet. Wat dan?

.

Nood breekt wet

Het gezegde "nood breekt wet" is in de wet zelf ingebouwd in de vorm van lid 2 van artikel 8. Ik citeer hieronder het hele artikel 8:

.

Artikel 8

1 Een rechtspersoon en degenen die krachtens de wet en de statuten bij zijn organisatie zijn betrokken, moeten zich als zodanig jegens elkander gedragen naar hetgeen door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd.

2 Een tussen hen krachtens wet, gewoonte, statuten, reglementen of besluit geldende regel is niet van toepassing voor zover dit in de gegeven omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn.

Bron: https://wetten.overheid.nl/BWBR0003045/2016-07-01#Boek2_Titeldeel1_Artikel8

.

U kunt, met een beroep op dit artikel, dus gerust de jaarvergadering uitstellen tot na de lock-down. Blijft u daarbij wel in het redelijke (lid 1 van dit artikel) door bijvoorbeeld alvast openheid van zaken te geven (de jaarstukken te publiceren) en bijvoorbeeld de jaarvergadering bijeen te roepen zodra de lock-down voorbij is.

Gaat de lock-down eindeloos duren, dan komt u in het scenario Dringende zaken dat ik hieronder beschrijf.

.

Dringende zaken?

Het kan zijn dat er dringende zaken besproken moeten worden. Uitstel of verder uitstel, van de ledenvergadering is geen optie.

Ook in dit geval biedt Art. 2:8.2 BW (nood breekt wet) uitkomst. U kunt namelijk, ondanks dat de leden 6-9 van Art. 2:38 BW (over vergaderen met elektronische communicatiemiddelen, zie hierboven) niet in de statuten zijn meegenomen, toch electronisch vergaderen als dit de enige reële mogelijkheid is.

.

Waarom al die moeite?

Waarom zou u als bestuur nou al deze capriolen uit willen halen? Omdat u uw vereniging behoorlijk wil besturen. Daar hoort bij dat u verantwoording aflegt. Ook opvolgers kunt u niet benoemen. U kunt ze zoeken, vinden en kandidaat stellen, maar benoemen is voorbehouden aan de leden.

Is iemand eenmaal benoemd dan geldt voor hem artikel 9:

.

Artikel 9

1 Elke bestuurder is tegenover de rechtspersoon gehouden tot een behoorlijke vervulling van zijn taak. Tot de taak van de bestuurder behoren alle bestuurstaken die niet bij of krachtens de wet of de statuten aan een of meer andere bestuurders zijn toebedeeld.

2 Elke bestuurder draagt verantwoordelijkheid voor de algemene gang van zaken. Hij is voor het geheel aansprakelijk terzake van onbehoorlijk bestuur, tenzij hem mede gelet op de aan anderen toebedeelde taken geen ernstig verwijt kan worden gemaakt en hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen van onbehoorlijk bestuur af te wenden.

Bron: https://wetten.overheid.nl/BWBR0003045/2016-07-01#Boek2_Titeldeel1_Artikel9

.

Praatjes en presentaties

Ik praat gemakkelijk en graag over het besturen van verenigingen en stichtingen, zowel voor bestuursleden als voor leden. Zo'n praatje wordt wel een key-note speech genoemd. Kijkt u eens op het tabblad Praatjes en presentaties.

De tab staat in de menubalk bovenaan deze webpagina.

Ik realiseer me dat een praatje er de eerste tijd niet inzit...

.

Over dit blog

Elke maand, op de eerste of tweede dinsdag van de maand, publiceer ik een nieuw artikel, meestal naar aanleiding van een recent gesprek met een bestuurslid. Ik stuur hierover tegelijk een korte e-mail naar belangstellenden, met een directe link naar de blog-post.

Geef u hier op voor deze korte e-mails.

U krijgt persoonlijk een e-mail; u kunt de blog-post meteen lezen zonder eerst van alles te hoeven intikken in uw browser.

U krijgt wel zelf een e-mail maar het systeem (MailChimp) vraagt niet naar uw naam. Onderaan elke e-mail staat een link waar u zich met één klik weer kunt afmelden.

U kunt zich hier opgeven.

.

Deze site gebruikt cookies om webshopdiensten en uw gebruikerservaring te verbeteren.

Zie meer: Privacy (Klik op button > Accepteer om dit scherm niet meer te laten verschijnen)