Effectief of efficiënt - that's the question

Effectief of efficiënt - that's the question

  • Tijd om terug te kijken
  • Effectiviteit van uw bestuur
  • Efficiëntie van uw bestuur
  • En uw ambitie?
 

Tijd om terug te kijken

December is de maand om terug te kijken op het bijna verstreken jaar. Gewoon terugkijken levert alleen niet zoveel op. Een lijstje prestaties, misschien. Wat mooie anecdotes, misschien, of sterke verhalen.

Maar terugkijken is wel een beetje nuttig. Op de jaarvergadering van uw vereniging dient u namelijk de activiteiten van uw bestuur te verantwoorden. U kunt dan natuurlijk een opsomming geven van wat uw bestuur allemaal voor de vereniging heeft gerealiseerd.

U kunt er echter op rekenen dat de leden uw prestaties gaan vergelijken met wat zij gehoopt hadden, of met wat zij menen dat u hen had toegezegd. Zo'n vergelijking valt echter zelden gunstig uit...
.

Effectiviteit van uw bestuur

Wilt u deze ontwikkeling voor zijn dan legt u zelf uw prestaties naast de afspraken die in het verslag van de vorige jaarvergadering zijn vastgelegd. Het fijne van deze werkwijze is dat u in de loop van het jaar al een paar keer naar dat verslag heeft kunnen kijken. U wist dus al die tijd wat er van u verwacht werd. Zonder tegenvallers en onverwachte ontwikkelingen zou u dus precies hebben kunnen presteren wat er van u verwacht werd.

Dit noemt men de effectiviteit van uw bestuur. Zou u verwachtingen en geleverde prestaties kunnen "meten" (Tellen is al een eenvoudige vorm van meten!) dan kunt u de effectiviteit van uw bestuur uitrekenen:

effectiviteit = prestaties / verwachtingen.

Vaak drukt men effectiviteit uit als percentage. Uw bestuur presteerde bijvoorbeeld 80% van wat was afgesproken. U kunt ook prestaties neerzetten die niet waren afgesproken. Daarmee compenseert u misschien wat u op andere punten liet liggen. U kunt ook meer punten verzamelen dan men van u mocht verwachten: uw effectiviteit als bestuur kan dan boven de 100% liggen!
.

Efficiëntie van uw bestuur

De leden van uw vereniging zijn geïnteresseerd in uw effectiviteit. Maar u kunt er ook van de kant van uw bestuur naar kijken. Van binnenuit, zeg maar. De vraag is hoe efficiënt uw bestuur werkte.

Dan kijkt u natuurlijk weer naar de prestaties die uw bestuur levert maar u vergelijkt deze met de inzet die uw bestuur daarvoor moest leveren. U kunt daarvoor bijvoorbeeld het aantal bestuursvergaderingen in dat jaar tellen, of het aantal e-mailings dat u verstuurde, of het aantal e-mails dat u onderling verstuurde - of alledrie. Hoe meer grootheden u telt, hoe moeilijker u het zich maakt. Maakt u het om te beginnen niet te moeilijk.
Waar het om gaat, is, uw efficiëntie te bepalen.

efficiëntie = prestaties / inzet

U komt op basis van tellingen bijvoorbeeld 1 evenement per 5 bestuursvergaderingen. Zo'n verhouding (1 op 5) zegt niet zoveel, maar als u dezelfde berekening het jaar daarop nogeens doet en u komt op 1 op 4,5 dan bent u efficiënter gaan werken.

Maar misschien heeft u het afgelopen jaar 15 keer vergaderd maar zijn er 2 evenementen uit uw handen gekomen: een "echt" evenement en de jaarvergadering. U bent dan heel druk geweest ... met wat? De leden hebben er niet veel aan gehad, lijkt me.
Het andere komt ook voor: u heeft 4 keer vergaderd en alleen de jaarvergadering gerealiseerd. Dan werkte u redelijk efficiënt, maar ook in dit geval zullen de leden niet onder de indruk zijn van uw prestaties.
.

En uw ambitie?

De effectiviteit bepaalt hoe blij de leden zijn met uw bestuur en ook een beetje met u; de efficiëntie bepaalt hoe blij u zelf bent met uw bestuur en met de andere bestuursleden. Beide vormen van blijdschap zijn belangrijk.

Welke variabele wilt u het komende jaar opkrikken? Effectiviteit of efficiëntie van uw bestuur? Allebei misschien? Welke eerst?

Mocht u niet meteen weten hoe u dit aanpakt, neemt u dan eens (vrijblijvend en gratis) contact op via mijn vraagbaak (https://www.karelvanzanten.nl/content/2-vraagbaak). Heel eenvoudig: stuur een e-mail naar vraagbaak@karelvanzanten.nl. U kunt ook bellen : 0547-273949. Ik help u graag.

Deze site gebruikt cookies om webshopdiensten en uw gebruikerservaring te verbeteren.

Zie meer: Privacy (Klik op button > Accepteer om dit scherm niet meer te laten verschijnen)