Het was weer eens raak: de penningmeester tapt EUR 33.000 af bij de voetbalvereniging van haar zoon.

De casus

Vandaag las ik het hierboven aangehaalde artikel in de NRC. Zie https://www.nrc.nl/nieuws/2019/07/15/ze-kocht-een-auto-met-het-geld-van-de-voetbalclub-a3967122. Een zo te lezen goedwillende mevrouw: alleenstaande moeder met drie kinderen die net de eindjes aan elkaar kan knopen.

Om onduidelijke redenen vroeg men haar om penningmeester te worden van de vereniging waar haar zoon voetbalde. Ze werd in 2017 benoemd en vanaf september 2017 tot juli 2018 tapte ze in totaal EUR 33.400 af. Dat is ruim EUR 3.000 per maand.

Nu doe ik een paar aannames:

  • het verenigingsjaar van deze vereniging begint op 1 juli of 1 augustus
  • de ledenvergadering waar zij is benoemd, is aan het begin van het verenigingsjaar is gehouden, in september.

Als het inderdaad zo is, is zij al direct na haar benoeming begonnen met haar grepen in de kas.

Pas bij het opstellen van de jaarcijfers en de bijbehorende kascontrole kwam dit aan het licht. Zij kon het geld niet terugstorten, de vereniging deed aangifte en nog geen jaar later (!) stond zij voor de rechter.

In het artikel is vaak sprake van haar ex-echtgenoot. Deze fungeerde als doorgeefluik, maar hield er zelf ook geld aan over. Omdat de goede man in Suriname woont heeft het Openbaar ministerie hem niet in de zaak betrokken - het zou vergeefse moeite zijn geweest. Gevolg is dat alle schuld, verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid op haar terechtkwamen.

Gevolgen van haar handelen:

  1. Een veroordeling tot 100 uur werkstraf waarvan 50 voorwaardelijk
  2. Een strafblad met consequenties voor haar toekomst
  3. Haar zoon moet bij een andere club gan voetballen.

Blijft dat de vereniging nog een vordering op haar heeft. In een civiele procedure kan het deze vorderen. Maar van een kikker kun je geen veren plukken, dus:

  • mevrouw komt in de schuldsanering
  • de vereniging kan fluiten naar het grootste deel van het geld.

Tot zover mijn commentaar op het artikel.

De lessen

Jammer genoeg staat er elk jaar wel een paar keer een artikel in de krant over een functionaris die niet van andermans geld af kan blijven. Ook verenigingsbestuurders lezen die artikelen. Maar doen zij er iets mee? Niet allen, is mijn conclusie.

Wat zouden zij kunnen doen?

Kort door de bocht: het antwoord vindt u in mijn blog-post Veni, vidi, foetsie van februari 2017. Beleefd aanbevelend.

Samengevat:

  • u kunt met de bank regelen dat elke betaling door twee bestuursleden moet worden goedgekeurd - regel dan meteen dat er drie tekenbevoegden zijn, zodat u bij afwezigheid van de penningmeester toch betalingen kunt doen
  • neem bij elke bestuursvergadering even de financiële mutaties door. Zo vermijdt u dat twee tekenbevoegde bestuursleden samen de club beroven.

Waarom werkt dit nu?

Dit is te verklaren aan de hand van een model voor het beïnvloeden van gedrag. Het is het model van het bedrijf Vital Smarts (vitalsmarts.com); zij hebben op basis van dit model twee boeken uitgebracht: Infuencer, voor het veranderen van gedrag in organisaties, en Change anything, voor het veranderen van het eigen gedrag.

Het model onderscheidt aan gedrag twee aspecten: willen en kunnen, en drie niveaus van invloed: de betrokkene zelf, de mensen in zijn omgeving en de  materiële wereld. Samen geven die zes aangrijpingspunten, zie de tabel hieronder:

willen  kunnen
zelf 1 2
mensen in de omgeving 3 4
materiële wereld 5 6

De ervaring bij Vital Smarts is dat wanneer tenminste vier van de zes aangrijpingspunten worden benut, het gewenste gedrag wordt getoond, of andersom: het ongewenste gedrag niet wordt vertoond. Wanneer we dit model concretiseren voor de casus van hierboven, zouden we kunnen krijgen (ik volg de nummers in de tabel):

  1. in het aangehaalde artikel leek de penningmeester direct na haar aanstelling al begonnen te zijn met aftappen. Zij was dus de verkeerde persoon. "Het zijn sterke schouders die de weelde kunnen dragen." Men had beter iemand kunnen benoemen die het geld van de vereniging helemaal niet nodig had. Voorkomen is beter dan genezen.
  2. penningmeesters zijn gewoonlijk als enige bevoegd over de bankrekening. Wanneer elke betaling door de penningmeester en een ander bestuurslid gefiatteerd moet worden is het hem onmogelijk om ongemerkt geld aftappen. (Met dit doel samenspannen kan nog wel.)
  3. wanneer de penningmeester toch als enige bevoegd is over de rekening zou het bestuur elke bestuursvergadering, of anders tenminste elke maand, alle ontvangsten en betalingen moeten nalopen. Vreemde ogen dwingen: het ontmoedigt de penningmeester om geld af te tappen. De kascommissie controleert ook, maar dan is het vaak al te laat.
  4. de (andere) bestuursleden kunnen het aftappen onmogelijk maken door erop te staan dat elke betaling dubbel gefiatteerd moet worden.
  5. dit aangrijpingspunt werkt niet mee: de systemen voor electronisch bankieren zijn juist zo gebruikersvriendelijk mogelijk gemaakt. Zonder de andere aangrijpingspunten te benutten wordt het wel erg gemakkelijk om voor de verleiding te bezwijken.
  6. computers maken geen uitzonderingen. Door systemen zo in te stellen dat betaalopdrachten pas worden uitgevoerd na dubbele fiattering is de mogelijkheid om stiekum geld weg te sluizen, verdwenen en daarmee ook de verleiding.

De sterkste verdediging tegen een greep uit de kas is, zo te zien, de aangrijpingspunten 2, 3, 4 en 6 te benutten: een afspraak met de bank en interne controle. Dan zit u echter in het model van Stalin: Vertrouwen is goed maar controle is beter.

Wilt u op uw penningmeester kunnen vertrouwen, dan leunt u op het eerste aangrijpingspunt: is het waarschijnlijk dat de penningmeester zal bezwijken voor de verleiding? Niet alleen wilt u daartoe zijn karakter beoordelen, u wil ook zijn financiële positie beoordelen. Daarvoor hoeft u niet in zijn bankrekening te kijken, maar kijkt u eens naar wat voor staat hij voert: in wat voor huis woont hij, in wat voor auto rijdt hij, wat voor kleren draagt hij. Als daaruit blijkt dat hij het financieel breed heeft dan kunt u ervan uitgaan dat hij niet voor enkele duizenden Euro's zal bezwijken.

Maar dan nog: de penningmeester van het kerkgenootschap De Noorse broeders heeft 8 miljoen Euro weggesluisd (https://www.nrc.nl/nieuws/2016/06/08/een-callgirl-en-koffers-vol-geld-1626850-a1507965).

Over dit blog

Elke maand, op de eerste of tweede dinsdag van de maand, publiceer ik een nieuw artikel, meestal naar aanleiding van een recent gesprek met een bestuurslid. Ik stuur hierover tegelijk een korte e-mail naar belangstellenden.

Geef u hier op voor deze korte e-mails.