De koninklijke weg




Zagen leden aan uw stoelpoten? Heeft het bestuur u onheus bejegend?
Broeit er iets in de vereniging? Los het op langs de koninklijke weg.

.

Inleiding

Via mijn Vraagbaak krijg ik van zowel bestuursleden als leden van verenigingen allerlei vragen. Vaak gaan deze over conflicten. De ene keer wil een bestuurslid weten hoe het met een opstand om moet gaan, de andere keer wil een lid weten hoe het succesvol in opstand komt.

Bijvoorbeeld:

  • enkele leden vinden dat de voorzitter hun belangen niet goed (meer) behartigt en willen hem vervangen maar hij wil aanblijven
  • de voorzitter wil best aftreden maar vindt het onterecht dat sommige leden hem willen afzetten.

Al deze vragen draaien om een machtsstrijd: wie krijgt zijn zin? Er zijn twee partijen: het bestuur of een of meer bestuursleden, en een lid of een groep leden. Deze twee partijen hebben een verschil van mening over een bepaalde zaak. Tenslotte willen een of beide partijen dat de zaak wordt opgelost.
De vraag is dan: bij wie moeten zij aankloppen voor een oplossing? Een vervolgvraag is hoe een partij zijn gelijk haalt.

.

Het speelveld en de spelregels

Een vereniging heeft leden. Al bij een vrij klein aantal leden ontstaat een formele structuur; het meest kenmerkende deel daarvan is dat de vereniging een bestuur vormt.
Naast het bestuur is er de algemene vergadering. Het bestuur en de algemene vergadering houden elkaar bij de les; daartoe hebben zij verschillende bevoegdheden. Ook de leden en de voorzitter van een orgaan hebben bevoegdheden.

.

Checks and balances

Het bestuur opereert namens de leden. Dat gaat niet altijd zoals sommige leden dat willen.

Mijn dochter zei bij het groenten schoonmaken tegen mijn vrouw: "Ja, als je iemand vraagt om iets voor je te doen moet je accepteren dat die het anders doet dan je het zelf zou doen."

Dit geldt ook voor het bestuur van een vereniging. De leden betalen contributie en u weet: "wie betaalt, bepaalt." Maar de leden delegeren het besturen van hun vereniging aan het bestuur dus: "het bestuur bepaalt". Het bestuur heeft echter geen blanco volmacht: er zijn checks and balances waarmee de leden het bestuur in toom kunnen houden.

organisatie

Het begint met een duidelijke organisatie. Allereerst is er het bestuur. Het bestuur wordt benoemd door of namens de leden. De leden die zich daartoe verzamelen vormen samen het orgaan "de algemene vergadering".

de algemene vergadering

De wet stelt dat de algemene vergadering het bestuur benoemt. Bovendien beslist de algemene vergadering in alle zaken die niet aan een ander orgaan zijn toevertrouwd. Daarom heet de algemene vergadering ook wel het hoogste orgaan van de vereniging.
De algemene vergadering neemt besluiten in haar vergadering. Zelden zijn daar alle leden van de vereniging aanwezig. Wat is nu het verschil tussen een groepje leden en de algemene vergadering? Kort en goed:

  • alle leden hebben conform de regels (wet, statuten, reglementen) een uitnodiging gehad voor een bijeenkomst van de algemene vergadering (zie bijeenroepen, hieronder)
  • de leden die komen opdagen vormen de algemene vergadering
  • als de statuten een minimum aantal aanwezigen voorschrijven (het quorum) en dit aantal is aanwezig, dan kan de algemene vergadering rechtsgeldige besluiten; is geen quorum vereist dan kan de algemene vergadering rechtsgeldige besluiten nemen ongeacht het aantal aanwezigen.

verantwoorden

Het bestuur moet (staat in de wet) elk jaar verantwoording afleggen aan de algemene vergadering. De algemene vergadering kan weigeren de verantwoordingsstukken goed te keuren. In dat geval moet het bestuur de stukken herzien, net zolang tot de algemene vergadering ze goedkeurt.

bijeenroepen

Het bestuur kan de algemene vergadering op eigen initiatief bijeenroepen, maar als voldoende leden dat willen, moet het dat ook doen en wel binnen vier weken. Gebeurt dit niet dan zijn de betreffende leden bevoegd om zelf de algemene vergadering bijeen te roepen.

beperking

De algemene vergadering kan twee dingen niet: zij kan de vereniging niet besturen en zij kan het bestuur geen opdrachten geven. Zij kan besluiten nemen en moet erop vertrouwen dat het bestuur handelt in de geest van deze besluiten. Heeft zij dit vertrouwen niet dan moet zij andere bestuursleden benoemen.

.

Bevoegdheden

Elke vergadering heeft een voorzitter, al is het soms een informele voorzitter. Een formele voorzitter heeft bevoegdheden. In het algemeen zijn deze:

  • de vergadering openen, schorsen en sluiten
  • deelnemers het woord geven (en ontnemen)
  • stemmingen houden
  • de uitslag van een stemming aangeven

Deelnemers, daaronder de voorzitter, hebben ook bevoegdheden:

  • het woord voeren
  • voorstellen doen
  • amendementen indienen
  • moties indienen
  • stemmen
  • herstemming verlangen (na een stemming bij handopsteken volgt een hoofdelijke of schriftelijke stemming als ook maar één stemgerechtigde dit verlangt)

Hiermee zijn het speelveld en de spelregels omschreven. Op dit veld en met deze regels dient u uw conflict uit te vechten. Speel het spel fair want u moet na afloop weer met elkaar verder.
Hoe u uw conflict uitvecht? Dat hangt van teveel factoren af; daar ga ik niet op in. Ik waarschuw wel voor enkele truukjes.

.

Waarschuwingen

Er zijn in een vergadering nog voldoende mogelijkheden om een gewenst resultaat te bewerkstelligen en een ongewenst resultaat te blokkeren.

Wat is waar?

Voor oorlogen geldt dat de waarheid een van de eerste slachtoffers is. Bij conflicten binnen verenigingen geldt de uitspraak van Emile Ratelband: "Ieder heeft zijn eigen waarheid." De tegenpartij zal iemands waarheid zien als leugens en verdraaiingen; een neutrale buitenstaander ziet er framing in of selectief omgaan met de waarheid.
Waarheidsvinding is niet iets voor een grote vergadering. Vandaar dat men kan besluiten tot het instellen van een commissie van goede diensten.

Zo'n commissie wordt in het algemeen samengesteld uit enkele leden die enig gezag hebben bij, en vertrouwen genieten van de partijen in het conflict. De taak van deze commissie is, de angel uit het conflict te halen en met een oplossing te komen waar de partijen mee kunnen leven. Lukt dit niet, dan rapporteert de commissie (later) aan de algemene vergadering en doet haar een voorstel voor hoe uit de impasse te komen.

Neutrale voorzitter

Normaliter is de voorzitter van het bestuur ook voorzitter van de algemene vergadering. Een partijdige voorzitter kan "zijn" partij meer spreektijd geven, kan wat zijn tegenpartij te berde brengt, bestempelen als irrelevant en de spreker afkappen, of kan hij zo spelen met de agenda dat er voor het aanvoeren van details en feiten geen tijd meer is.
In zo'n geval kunnen de leden besluiten dat een neutrale voorzitter de vergadering zolang leidt.

Vrienden optrommelen

De betrokken partijen kunnen de vergadering manipuleren door zoveel mogelijk geestverwanten op te trommelen en aldus een meerderheid van stemmen te hebben in de vergadering. Doen beide partijen dit dan kan het nog gezellig worden.

.

Conclusie

Meningsverschillen zijn onvermijdelijk; soms groeien deze uit tot conflicten.
De hoogste rechter in een conflict tussen een of meer leden en een of meer bestuursleden, is de algemene vergadering.
De algemene vergadering treedt in dit geval op als onpartijdige jury. Het helpt als de vergadering geleid wordt door een neutrale voorzitter.
Na het conflict moet u samen weer verder. Speel het spel daarom volgens de regels en pas op voor vuil spel.

Wilt u meer weten, zie dan mijn blog, lees de wet eens, en koop een boek. Het Ledenzakboekje geeft aan wat uw rechten en mogelijkheden als lid zijn; het boek Succesvol vergaderen geeft een methode om in een vergadering alle onderwerpen tijdig en zorgvuldig af te handelen.

Deze site gebruikt cookies om webshopdiensten en uw gebruikerservaring te verbeteren.

Zie meer: Privacy (Klik op button > Accepteer om dit scherm niet meer te laten verschijnen)