Het rooster van aftreden

Het rooster van aftreden

Veel statuten schrijven voor dat het bestuur een rooster van aftreden opstelt. Vaak is dit een dode letter: het moet wel maar het gebeurt niet. Is dat erg of is het goed?

Daarnaast kunnen statuten een beperking stellen aan de zittingsduur van benoemde bestuursleden en het aantal malen dat aftredende bestuursleden worden herbenoemd.

.

Wat is een rooster van aftreden?

Een rooster van aftreden is een tabelletje waarin staat welk bestuurslid wanneer zijn functie moet neerleggen. Bestuurslid, de persoon; niet een bepaalde bestuursfunctie. Dus bijvoorbeeld:

Bestuurslid Treedt af
De Vries 2022
Smit 2023
Jansen 2024
Penning 2025

.

In verenigingen worden bestuursleden altijd benoemd in ledenvergaderingen. De meeste verenigingen houden maar eens per jaar een ledenvergadering, de jaarvergadering. Het ligt voor de hand dat deze jaarvergaderingen ook het moment zijn waarop bestuursleden aftreden.

Een rooster van aftreden hoeft dus geen harde datums te noemen; een indicatie van het moment van aftreden is goed genoeg. In het voorbeeld hierboven was dat het jaar waarin de betreffende jaarvergadering gehouden zou worden.

Een rooster van aftreden is geen keurslijf. Ongeacht het rooster kunnen bestuursleden op ieder moment zelf besluiten, af te treden.

.

Waarom een rooster van aftreden?

Dat veel statuten een dergelijk voorschrift kennen betekent dat veel verenigingen (en dus ook veel mensen) het een verstandige maatregel vinden.

Op de lange duur is een rooster van aftreden een goed ding:

  • het biedt bestuursleden een conflictloze gelegenheid om zich uit het bestuur terug te trekken
  • ieder bestuurslid weet dat er iemand af gaat treden en dat men een opvolger dient te gaan zoeken
  • het maakt het vinden van opvolgers gemakkelijker omdat candidaten voor hooguit enkele jaren benoemd worden
  • bestuursleden kunnen zich niet ontwikkelen tot onmisbare meubelstukken
  • het geeft pluche-klevers geen kans
  • het bevordert dat er vers bloed het bestuur instroomt en voorkomt dat het bestuur verkalkt
  • het geeft de algemene vergadering structureel en conflictloos zeggenschap over de samenstelling van het bestuur; het is zelden nodig een bestuurslid te ontslaan - men wacht gewoon tot zijn reglementair aftreden.

.

Waarom leeft het bestuur de statuten op dit punt niet na?

Ondanks de statutaire plicht om een rooster van aftreden op te stellen, doen besturen dit soms niet - en dan niet een jaartje niet, maar jaren achter elkaar. Hoe kan dit?

De simpelste reden is dat niemand (leden en bestuursleden) de statuten leest. Men weet gewoonweg niet dat een rooster van aftreden in deze vereniging een verplicht nummer is.

Een andere reden is dat het bestuur geen opvolgers kan vinden. "Nood breekt wet," zegt men en blijft aan, uit loyaliteit aan de vereniging. Maar vervolgens vergeet men om potentiële candidaten te vertellen dat zij zich slechts voor een overzienbare tijd beschikbaar stellen. Dat maakt het vinden van candidaten lastiger.

Een derde reden is dat wanneer alle bestuursleden tegelijk zijn benoemd, een rooster van aftreden schuurt. Zo'n rooster opstellen komt neer op dat ze aan het begin van hun bestuurstijd al praten over wie over een jaar aftreedt, wie over twee jaar, enz.

Maar alles gaat voorbij, ook tijden dat er geen candidaten te vinden waren. En als deze goede tijden weer aanbreken is het goed om - middels een rooster van aftreden - een gezonde doorstroming in het bestuur te bevorderen.

.

Hoe (her-) start u een rooster van aftreden?

U zit niet in het bestuur voor uw gemak. Sinds de WBTR') staat in de wet"): "Bij de vervulling van hun taak richten de bestuurders zich naar het belang van de vereniging en de met haar verbonden onderneming of organisatie." (Art. 44 lid 3) U moet een heel goede reden hebben om, als het statutair verplicht is, toch geen rooster van aftreden op te stellen. Zoals de Amerikanen het zo kernachtig zeggen: "Comply or explain." (Doe het of leg uit.)

Dus moet u maar even slikken en doen wat moet. Zo'n rooster in een voltallige bestuursvergadering bedenken, werkt niet. Ik stel me de volgende aanpak voor:

  1. een bestuurslid leest de statuten en leest daarin dat het bestuur een rooster van aftreden hoort op te stellen
  2. hij stelt het onderwerp in de bestuursvergadering aan de orde
  3. het bestuur besluit, de statuten te volgen en vraagt een of twee bestuursleden, voor de volgende bestuursvergadering een voorstel te schrijven
  4. deze een of twee bestuursleden stellen een voorstel op; dit voorstel bevat:
    • het ontwerp-rooster van aftreden
    • de overwegingen die bij het opstellen van het rooster hebben gespeeld
  5. het bestuur bespreekt het voorstel, amendeert het eventueel en stelt het vast
  6. het bestuur publiceert het rooster op de website van de vereniging.

Hieronder geef ik een voorbeeld van zo'n rooster plus de overwegingen die eraan ten grondslag zouden kunnen liggen:

Naam (Her-) benoemd in Geboren in Treedt af in Toelichting
De Vries 2019 n.v.t. 2022 Regel 1: regulier, na 3 jaar
Smit 2022 1957 2023 Regel 5: Oudste, na 1 jaar
Jansen 1972 2024 Middelste, na 2 jaar
Penning 1986 2025 Jongste, na 3 jaar

Overwegingen (regels):

  1. Bestuursleden treden na drie jaren af. Dat maakt het gemakkelijker om opvolgers te vinden.
  2. Bestuursleden zijn na hun aftreden terstond herbenoembaar. De vereniging is niet verplicht, afscheid te nemen van een bestuurslid dat er zin in heeft.
  3. Een herbenoeming is voor drie jaar.
  4. Zijn er in een jaar twee bestuursleden tegelijk benoemd of herbenoemd, dan treedt de oudste van hen na twee jaar af.
  5. Zijn er in een jaar drie of meer bestuursleden tegelijk benoemd of herbenoemd, dan treedt de oudste van hen na een jaar af en de op-een-na-oudste na twee jaar; de overigen na drie jaar.

Het bovenstaande is slechts bedoeld als voorbeeld. Sommige verenigingen houden een zittingsduur van vier jaar aan, of houden juist geen zittingsduur aan; andere beperken het aantal malen dat een bestuurslid herbenoemd kan worden. De eigen statutaire regels bepalen welke overwegingen u kunt hanteren bij het opstellen van een rooster van aftreden.

.

Een reglement voor het rooster van aftreden?

In het bovenstaande heb ik uitgewerkt hoe een bestuur zelf uitvoering kan geven aan de statutaire regel dat het een rooster van aftreden opstelt. Wanneer de vastgelegde overwegingen jaar na jaar onveranderd worden toegepast, kan het bestuur deze vastleggen in een reglement. Dit reglement is echter een reglement dat het bestuur voor zichzelf heeft opgesteld en dat het dus ook ieder moment zelf weer kan veranderen: een bestuursreglement.

Bestuursreglementen kan het bestuur opstellen voor zichzelf en voor andere organen (commissies, teams en dergelijke), bijvoorbeeld om duidelijk te maken hoe zij het bestuur op de hoogte houden van hun activiteiten of hoe zij hun onkosten knnen declareren. Algemeen geldt: slechts slechts degene die een reglement opstelt kan het veranderen.

Wanneer de leden vinden dat het artikel in de statuten meer handen en voeten moet krijgen, kunnen zij in de algemene vergadering een reglement vaststellen voor hoe het rooster van aftreden moet worden opgesteld. Zo'n 'roosterreglement' kan in het huishoudelijk reglement (indien aanwezig) worden opgenomen, of het kan los ervan bestaan - als het maar te vinden is. Is zo'n reglement door de algemene vergadering vastgesteld dan heeft het bestuur zich ernaar te gedragen; het bestuur kan dit reglement niet naar zijn hand zetten want het heeft het niet zelf vastgesteld.

.

Beleefd aanbevelend

Mocht u niet meteen weten hoe u dit optuigt, neemt u dan eens (vrijblijvend en gratis) contact op via mijn vraagbaak (https://www.karelvanzanten.nl/content/2-vraagbaak). Heel eenvoudig: stuur een e-mail naar vraagbaak@karelvanzanten.nl. U kunt ook bellen: 0547-273949. Ik help u graag.

___________

') WBTR - Wet bestuur en toezicht rechtspersonen: een uitbreiding van het Burgerlijk wetboek die (op één artikel na) op 1 juli 2021 van kracht werd. Zie ook mijn blog-posts van december 2020

") de wet - het Burgerlijk Wetboek, Boek 2 Rechtspersonen. Zie https://wetten.overheid.nl/BWBR0003045

Deze site gebruikt cookies om webshopdiensten en uw gebruikerservaring te verbeteren.

Zie meer: Privacy (Klik op button > Accepteer om dit scherm niet meer te laten verschijnen)