O ja, onze website...

O ja, onze website...

Voor belangstellenden is uw website de eerste of tweede kennismaking met uw organisatie. Wat voor indruk krijgen zij?

Voor uw leden (donateurs, vrijwilligers, cliënten, ...) is de website een plaats waar zij informatie kunnen halen. Dat doen zij alleen als zij erop kunnen vertrouwen dat de informatie op de website juist, volledig en tijdig is. Bezoeken zij uw website?

Die website van uw organisatie, hoe staat het daarmee? Werkt hij? Is hij bij de tijd?

.

Wat ik laatst zag

Laatst (november 2019) maakte ik een rondje langs tien, twintig websites van organisaties. Ik vond wat "dingetjes".

  • een nieuwsbericht "A.s. zondag Koelefair", zonder datum. Welke zondag??
  • bij het laatste nieuws: "Wat was het een geweldige avond met ..." (natuurlijk zonder datum), maar is dit wel "nieuws"? De geweldige avond was trouwens niet aangekondigd op de website.
  • op de home-pagina nieuwsberichten van 3 januari 2019, 20 december 2017, 30 januari 2017, vier berichten uit 2016 en nog wat oudere berichten.
  • op een pagina Over ons onder meer dit: "Onze vereniging bestaat dit jaar (seizoen 2006/2007) 60 jaar." Die tekst is meer dan tien jaar oud!
  • een website toont: "Apache is functioning normally." Bij een ander: "Welcome to ... To change this page, upload a new index.html to your private_html folder." De servers doen het; dat is het begin.
  • wel een aanmeldpagina maar geen afmeldpagina (moet van de AVG)
  • aankondiging: "Vanaf 11 januari 2018 gaan er ..." Het is nu eind 2019!
  • aankondiging: "Kosten m.i.v. schooljaar 2018-2019: ..." Dit schooljaar is toch al voorbij?
  • "Voor nieuwsberichten (...) neem een kijkje op onze Facebook site." Geen link naar deze site. Hoe zou die site heten?
  • in de rubriek Activiteiten: "... biedt haar leden tal van activiteiten voor jong en oud." Maar voor de komende vijf maanden staat onder elke maand: "Geen activiteiten".
  • enzovoort.

Verder natuurlijk spelfoutjes als "u betaald" en een stijlfout als "zo optimaal mogelijk"*).

Misschien zitten er soortgelijke dingetjes in de website van uw organisatie. Kijkt u eens kritisch.

.

Zeer oud nieuws

Wat het meest voorkwam waren zwaar verouderde teksten. Natuurlijk mag u oude berichten op uw website zetten, maar zet u ze dan niet bij Nieuws. U zou ze kunnen vangen in een rubriek Oud nieuws of een rubriek Archief. Dat geeft duidelijkheid.

Tegenwoordig gebruikt men allerlei systemen om websites gemakkelijk te onderhouden. U kunt erin aangeven wanneer een bericht zichtbaar wordt en wanneer het weer verdwijnt. Het is te automatiseren dat een bericht 14 of 30 dagen nadat het verschijnt, wordt overgeheveld naar Oud nieuws. Bij het begin van het nieuwe jaar hevelt u al deze berichten over naar de rubriek Archief. Binnen die rubriek Archief kunt u als u wil nog "mappen" maken met daarin de berichten die in de loop van een jaar zijn verschenen.

Een suggestie: zet bij de link naar Nieuws, Oud nieuws en Archief ook even hoeveel items er in die rubriek staan, net zo als op uw telefoon SMS en WhatsApp dat doen. Dat scheelt nodeloze teleurstellingen. U zou dus iets dergelijks in uw menubalk kunnen krijgen:

Home | Over ons | Nieuws (1) | Oud nieuws (17) | Archief (1438)

Maar het belangrijkst is dat uw website in de rubriek Nieuws actueel is: echt nieuws brengt. Hoe krijgt u dat nou voor elkaar?

.

Echt nieuws brengen

Echt nieuws is actueel nieuws. Actueel nieuws bestaat uit

  • aankondigingen, altijd betreffende de toekomst: evenementen, vergaderingen, plechtigheden enzovoort
  • mededelingen, vaak betreffende het recente verleden (terugblikken) maar ook plannen die nog uitgewerkt gaan worden tot aankondigingen.

Nu u weet wat er in de rubriek Nieuws hoort te staan (namelijk actueel nieuws) is het al wat gemakkelijker om deze rubriek te vullen. Waar begint u? Organisaties hebben gewoonlijk wel een paar vaste activiteiten in elk jaar.

Mijn oude atletiekvereniging organiseerde twee keer in het jaar een "loop": een dag waarop mensen tegen elkaar konden hardlopen over verschillende afstanden, er waren twee keer in de week trainingen, er was een schoonmaakdag, een feestje voor de helpers en kaderleden, en de jaarvergadering.

Voor uw eigen organisatie kunt u een vergelijkbare opsomming maken. Begint u eens met deze in een kalender te zetten - een kalender die uw doelgroep op uw website kan raadplegen.

Zodra u nieuwe informatie over een van deze activiteiten heeft, publiceert u deze in de rubriek Aankondigingen of Nieuws - welke u het meest toepasselijk lijkt - en zonodig past u de vermeldingen in de kalender aan.

Wat nu wanneer uw organisatie maar enkele (twee of drie) evenementen per jaar heeft? Daar is niet zoveel over te berichten, toch? Nou, dat valt wel mee. Van ieder evenement kunt u tenminste publiceren:

  • een vooraankondiging ("Houd deze datum vrij!")
  • een definitieve aankondiging (datum, tijd, duur, plaats, kosten, wat er te beleven is, enzovoort)
  • een nieuwsbericht met wat meer inhoudelijke diepgang
  • een terugblik.

Bedenk dat het er niet om gaat, berichten te publiceren, maar dat u uw doelgroep wil informeren. Het publiceren is hiervoor slechts een middel.

.

Wie zorgt daarvoor?

Wie gaat al deze berichten verzorgen? Het bovenstaande schema zal enkele tientallen berichten per jaar opleveren. Tientallen?! Wie gaat die allemaal schrijven?

Nou, wat zou u denken van de mensen die deze evenementen organiseren? Het bestuur hoeft tenslotte niet alles wat er in de organisatie gebeurt, zelf te organiseren. Wanneer u het voor elkaar kunt krijgen dat u voor de verschillende evenementen organisatiecommissies heeft van drie, vier of vijf mensen kunt u deze commissies zelf de publiciteit voor hun evenement laten verzorgen.

Zelf laten doen?

Ja, maar dat is moeilijk! Nee, niet moeilijk maar je hebt het nog nooit gedaan dus je weet niet hoe het moet, hoe je het het beste kunt aanpakken.

Dus geeft u aan iedere organisatiecommissie een handleiding waarin staat hoe zij een tekst op uw website plaatsen (en veranderen en verwijderen) met wat voorbeelden van berichten.

Ondersteun dit

Het helpt verder als uw organisatie iemand heeft die deze organisatiecommisies helpt om hun eerste berichten te publiceren. Waaruit bestaat deze hulp?

  • Afspreken wanneer welk bericht verschijnt (een eerste planning)
  • de inhoud van het eerste bericht bespreken en controleren (redigeren)
  • helpen het on line te zetten.

Let u niet teveel op het taalgebruik: als de zinnen maar lopen (onderwerp - gezegde - lijdend voorwerp - meewerkend voorwerp, weet u nog?) is de spelling van minder belang. Het is belangrijker dat de doelgroep tijdig op de hoogte wordt gesteld dan dat er met vertraging foutloze berichten verschijnen.

Besturen is voor een groot deel leiding geven. Leiding geven is niet dingen zelf doen maar zorgen dat ze gedaan worden. Een manier om dit voor elkaar te  krijgen is, de mensen te vertellen hoe het moet, hoe de techniek werkt; de mensen aan te moedigen en zo nodig te helpen; en drempels weg te nemen en waardering te tonen.

.

We doen het al zo en toch komt er niemand...

Wanneer u uw website al vult met actualiteiten, eventueel na een periode van verwaarlozing, kan het zijn dat er nog steeds niemand komt. Inderdaad, dat gebeurt wanneer uw website het best bewaarde geheim op het internet is.

Dan doet u een hoop moeite voor niets. Dat is jammer en dus wilt u er iets aan doen.

Wat? Heel eenvoudig: de mensen attenderen op het bestaan van uw website.

Hoe? Bijvoorbeeld door uw leden een e-mail te sturen, of door op Facebook iets met een link naar uw website te plaatsen, of door in de WhatsApp-groep een bericht met een link erin te plaatsen. Heeft u nog een papieren uitgave, dan verwijst u daarin altijd en prominent naar uw website. Op bijeenkomsten, trainingen, evenementen, plechtigheden en andere gelegenheden waar uw doelgroep (leden, donateurs, vrijwilligers, cliënten, ...) komt vertelt u dat ze de website eens moeten bezoeken. En dan niet één keer, maar elke keer weer: op elk evenement en zodra u iets op de website heeft geplaatst.

Dat noemen we: reclame maken.

Het is niet moeilijk, het is alleen - zeker als u de website uit het slop bent gaan halen - wat werk. Maar geloof me: als u de website actueel houdt en er steeds reclame voor maakt, komen de mensen vanzelf en dan heeft u eer van uw werk.

.

.

_________

*) Optimaal komt van optimum: het best mogelijke resultaat. U zegt toch ook niet "zo maximaal mogelijk" of "zo minimaal mogelijk"?

.

.

Over dit blog

Gaf bovenstaand verhaal u inspiratie of kunt u er iets van gebruiken? Als u wil kan ik u erop attenderen wanneer er een nieuw verhaaltje is verschenen.

Elke maand, op de eerste of tweede dinsdag van de maand, publiceer ik op dit blog een nieuw artikel, meestal naar aanleiding van een recent gesprek met een bestuurslid. Ik stuur hierover tegelijk een korte e-mail naar belangstellenden.

Geef u hier op voor deze korte e-mails.

.

Deze site gebruikt cookies om webshopdiensten en uw gebruikerservaring te verbeteren.

Zie meer: Privacy (Klik op button > Accepteer om dit scherm niet meer te laten verschijnen)