Piekeren - kan een bestuur dat ook?

Piekeren - kan een bestuur dat ook?

Vorige week rondde ik de tekst van het boekje Succesvol vergaderen af en stuurde deze naar de drukker. De dag hierna hoorde ik over de radio een gesprek met prof. Kerkhof over piekeren - ziekelijk piekeren, om precies te zijn. Ziekelijk piekeren is wat een mens doet wanneer hij heftig aan het denken is zonder tot een conclusie of een besluit te komen. Mensen liggen soms hele nachten wakker van het piekeren. Kerkhof beschrijft een manier om jezelf van dit ziekelijke piekeren af te helpen.

Toen dacht ik: het verschijnsel doet zich ook voor in besturen. Elke vergadering komt hetzelfde onderwerp ter sprake maar men komt nooit tot een besluit. Wat te doen? Blijven delibereren tot het probleem zichzelf oplost? Of de koe bij de horens nemen?

De methode-Kerkhof

Prof. Kerkhof beveelt piekeraars aan, te beginnen met voor het piekeren elke dag een paar kwartiertjes opzij te zetten. Na elk kwartiertje is het afgelopen met het piekeren - volgende keer verder; nu weer het normale leven oppakken. In zo'n piekerkwartiertje draaien allerlei gedachten door het hoofd van de peikeraar.

Kerkhof beveelt verder aan, deze gedachten eens op te schrijven: staan gedachten op papier dan wordt het gemakkelijker om het probleem erachter te zien en een oplossing ervoor te bedenken.

De methode-Kerkhof voor een bestuur

Nu maak ik de stap naar een bestuur. Ook besturen kunnen vastzitten in een probleem. Elke vergadering komt het ter sprake zonder dat er een conclusie wordt getrokken of een besluit wordt genomen. Als het goed is, is dit terug te lezen in de notulen of in het verslag van de bestuursvergadering.

Beperk de tijd die uw bestuur aan zo'n terugkerend onderwerp besteedt. Uit het feit dat het onderwerp steeds terugkomt, blijkt dat het niet morgen of overmorgen definitief moet zijn afgehandeld. U kunt er eindeloos over doorpraten - elke vergadering weer. Hoe beperkt u nu de tijd die u eraan besteedt? Mijn suggestie:

  • Laat het meest bij het onderwerp betrokken bestuurslid de stand van zaken samenvatten.
  • Vraag daarna ieder van de andere bestuursleden, de een na de ander, om hun opmerkingen te maken: aanvullingen, vragen, meningen - alles mag. Ieder bestuurslid krijgt nu één keer de mogelijkheid om een bijdrage te leveren.
  • Laat het meest betrokken bestuurslid samenvatten op welke punten de beraadslaging voortgang heeft gemaakt en waar de meningsverschillen of belangentegenstellingen liggen.
  • Vraag nu weer ieder van de bestuursleden, weer de een na de ander, om te reageren met aanvullingen, vragen of meningen.
  • Vraag tenslotte het meest betrokken bestuurslid om op basis van wat hij in deze twee rondes heeft gehoord, de stand van zaken schriftelijk samen te vatten. Deze samenvatting komt op de volgende vergadering weer ter sprake, op dezelfde wijze als hierboven beschreven.

Op deze manier beperkt u heel duidelijk de tijd die aan het onderwerp wordt besteed: twee rondes maken langs alle bestuursleden en vooral: geen discussies.

Omdat u het meest betrokken bestuurslid vraagt om een discussiestuk te schrijven wordt de discussie concreet. Wat is het probleem, wat zijn de mogelijke oplossingen, hoe weeg je die tegen elkaar af, welke wordt het en hoe detailleren we de keus tot een ondubbelzinnig en uitvoerbaar besluit.

Niet alleen beperkt u de tijd die u per vergadering aan dit onderwerp besteedt; omdat deze werkwijze uiteindelijk leidt tot een oplossing, bent u er op den duur ook helemaal van af.

Er is echter een rigoureuzere manier om dit gepieker te beperken:

Wilt u er als bestuur wel over praten? Hoe komt u daarachter? Heel eenvoudig: zodra het onderwerp weer ter sprake komt, vraagt u ieder bestuurslid of hij vindt dat het bestuur er aandacht aan moet besteden. Er zijn dan twee mogelijkheden:

  1. Vindt de meerderheid dat het bestuur deze zaak moet behandelen, dan is het duidelijk: het is een bestuurszaak. Afhandeling: zie hierboven.
  2. Is er geen meerderheid voor een plenaire behandeling, dan kunt u het onderwerp verder negeren.
    Negeren? Ja, gewoon negeren. Overgaan naar het volgende agendapunt.
    Bent u er dan vanaf? Nee, dat hoeft niet. Het kan zijn dat een bestuurslid het onderwerp de volgende vergadering weer oppert. Misschien dat dat de laatste vergadering is waarop het nog voor een bepaalde deadline afgehandeld zou kunnen worden. Dan wordt afhandeling urgent - er moet even iets gebeuren. Maar ook dan is de vraag weer: is het een onderwerp waar het hele bestuur aandacht aan moet besteden? Zoja: zie boven.
    En wanneer het onderwerp urgent is (want een beslissing veelt geen uitstel) maar het is geen zaak waar het bestuur zich over wil buigen, dan vraagt u gewoon degeen die het opperde om het zelf naar eigen goeddunken af te handelen.

Eisenhower-matrix

In het bovenstaande herkent u misschien het toepassen van de Eisenhower-matrix. Generaal Eisenhower liet zich niet gekmaken door alle vragen die hem werden gesteld maar vroeg zich steeds af: is het zo belangrijk dat ik me er zelf in verdiep en is het zo urgent dat ik er vandaag antwoord op moet geven? Belangrijk en urgent? Dan vandaag afhandelen. Belangrijk maar niet urgent? Dan in de agenda tijd reserveren om er een doordacht antwoord op te geven. Urgent maar niet belangrijk (genoeg)? Dan een ondergeschikte (een generaal met minder sterren) vragen het af te handelen. Niet urgent en niet belangrijk genoeg? Negeren - als het belangrijk of urgent wordt komt het wel terug.

Meer over hoe een bestuur de Eisenhower-matrix voor eigen gebruik kan toepassen, kunt u lezen in mijn meest recente boek: Succesvol vergaderen: Alles tijdig en zorgvuldig afhandelen.

______________

') Piekeran - gedachte. Piekeren komt uit het Maleis: piker = denken, nadenken. Het achtervoegsel -an maakt een aan het werkwoord verwant zelfstandig naamwoord: pikeran (gedachte), makanan (maaltijd), bagayan (deel in de zin van verantwoordelijkheid), tiduran (slaap). 

Deze site gebruikt cookies om webshopdiensten en uw gebruikerservaring te verbeteren.

Zie meer: Privacy (Klik op button > Accepteer om dit scherm niet meer te laten verschijnen)