Sommige besturen hebben het niet helemaal begrepen

Sommige besturen hebben het niet helemaal begrepen


Besturen van verenigingen moeten verantwoording afleggen aan de leden. Door Corona zijn ledenvergaderingen uit den boze. De oplossing voor deze catch-22-situatie beschreef ik in mijn blog van 28 maart .

Niet ieder bestuur heeft deze blog-post gelezen en diverse besturen bedenken zo hun eigen aanpak. Via de vraagbaak op mijn website hoor ik er wel eens wat over.

De ideeën voor een alternatieve ledenvergadering zijn soms in strijd met de wet. Eerst geef ik voorbeelden van wat er mis gaat. Daarna geef ik een suggestie voor hoe het ook zou kunnen.
 

Voorbeelden

We vergaderen niet fysiek, maar we doen ook niets met Internet - leden krijgen stukken en kunnen hun stem uitbrengen middels een stembriefje dat zij inleveren bij het bestuur.

We vergaderen niet want dat mag / moet niet, maar we leggen verantwoording af door de leden verantwoordingsstukken te sturen, we sturen ze enkele voorstellen en we wachten op hun reacties.
 

Wat is hier mis? Van alles:

Geen mededeling dat het een ledenvergadering betreft
De ledenvergadering (algemene vergadering) is een orgaan van de vereniging met belangrijke bevoegdheden. De leden een vraag stellen heeft het gewicht van een enquète, het levert geen besluit van de leden op.

Geen agenda
Een vergadering dient om onderwerpen te bespreken en er een besluit over te nemen. Welke onderwerpen dat zijn, staat in de agenda voor deze vergadering. Dit is duidelijk. Leden weten waar het over gaat en kunnen zich erop voorbereiden.

Geen mededeling dat leden over de genoemde onderwerpen vragen kunnen stellen
'Kunnen' in de zin van 'in de gelegenheid gesteld zijn' - het is dus van de zijde van het bestuur niet vrijblijvend. Op vragen die tot 72 uur voor de vergadering zijn binnengekomen moet het bestuur antwoord geven en de antwoorden bekendmaken aan de leden.

Geen (publieke) reactie op vragen en opmerkingen
Het bestuur reageert op vragen en opmerkingen door met de afzender in dialoog te treden. De andere leden weten van niets. Dit is in strijd met artikel 6 lid 2 van de Tijdelijke wet').

Geen beraadslaging via Internet
Vergadert u niet fysiek dan MOET de vergadering 'langs elektronische weg' te volgen zijn (Tijdelijke wet, artikel 6 lid 1 onder a).
Zo mogelijk kunnen tijdens de 'virtuele'' vergadering nog vragen gesteld worden, bijvoorbeeld via e-mail, WhatsApp, SMS, telefoon, en de chat-functie van het gebruikte hulpmiddel.

Nog iets
Het is een goede gewoonte om leden in staat te stellen, agendapunten op te voeren. Zeker voor ledenvergaderingen, omdat deze vaak eens per jaar gehouden worden. Dit is alleen niet verplicht.

De genoemde gebreken ondergraven het fundament van een ledenvergadering: het mogelijk maken van democratische besluitvorming. Democratische besluitvorming houdt in

  • dat alle meningen gehoord worden en
  • dat alle leden daarna hun stem kunnen uitbrengen.

 

Hoe dan wel?

Allereerst: De tijdelijke wet biedt het bestuur de mogelijkheid om de ledenvergadering eenmalig met maximaal vier maanden uit te stellen. Zolang er geen belangrijke urgente zaken besproken moeten worden, is dit een veilige keuze.
Verder: Voor verplichte vergaderingen, zoals de ledenvergadering waar het bestuur verantwoording aflegt, mag u nog steeds bijeenkomen met maximaal 100 mensen, mits de onderlinge afstand van 1,5 meter wordt gerespecteerd.

Als het bestuur dan toch een virtuele vergadering wil houden, kan het deze binnen de wet in een paar stappen organiseren.

Stap 1
Kies met uw bestuur een vergaderhulpmiddel dat de leden in staat stelt, te horen wat bestuursleden zeggen en wat andere leden zeggen - dan kunnen zij mondeling stemmen. Geheel onderaan deze tekst vindt u een lijstje vergelijkende artikelen.

Stap 2
Laat de leden weten dat u een virtuele ledenvergadering wil houden, wanneer, via welk technisch hulpmiddel (Zoom, Teams, ...) en welke agendapunten u wil bespreken (het agendavoorstel).
Geef duidelijk aan dat de leden  tot ... dagen voor de vergadering agendapunten kunnen voorstellen en dat het bestuur deze in een volgend agendavoorstel zal opnemen.
Nodig de leden uit, alvast schriftelijk (per e-mail of per post) vragen en opmerkingen door te geven aan het bestuur. Het bestuur zal de vragen die tijdig binnenkomen, d.w.z. meer dan 72 uur voor de vergadering, nog voor de vergadering aan de leden doorgeven via e-mail of via de website. Het bestuur zal de vragen schriftelijk beantwoorden en de antwoorden op dezelfde manier doorgeven.

Stap 3
Stuur de leden de vergaderstukken toe en geef per agendapunt aan welk voorstel u doet. (De algemene vergadering, gehoord ..., overwegende ..., besluit: ... . Het bestuur is belast met de uitvoering van dit besluit. Getekend: de voorzitter, de secretaris)

Stap 4
Maak in elk geval alle binnengekomen vragen, en zo mogelijk ook de antwoorden daarop, voor de vergadering aan de leden bekend: via e-mail of via de website.
De antwoorden die tijdens de vergadering zijn gegeven, maakt u naderhand op dezelfde manier bekend.

Stap 5
Stuur tijdig instructies rond voor hoe om te gaan met het vergaderhulpmiddel.

Stap 6
Start het vergaderhulpmiddel een kwartier voor het officiële begin van de vergadering. De leden hebben dan wat tijd om eventuele technische hobbels te nemen.

Stap 6
Leid de vergadering met strakke hand. Op Internet vindt u inmiddels diverse links naar artikelen over on-line vergaderen. Geheel onderaan vindt u onder Vergadertips links naar enkele artikelen hierover.


Vergelijkende artikelen
https://www.frankwatching.com/archive/2019/03/27/vergader-makkelijker-online-met-deze-9-gratis-tools/
https://www.kpn.com/zakelijk/blog/thuiswerken-de-zes-populairste-tools-voor-online-vergaderen.htm
https://www.repay.nl/2020/04/03/een-overzicht-van-de-handigste-online-vergadertools/
https://www.businessinsider.nl/online-vergaderen-zoom-hangouts/

Vergadertips
https://blog.bureauvet.nl/online-vergaderen-de-voordelen-tips-en-tools
https://www.bestuurderscentrum.nl/dos-en-donts-bij-online-meetings-online-overleg-of-online-vergaderen/


_______________
') Volledige naam: Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid. De blogpost van 28 maart toont de genoemde wetsartikelen en geeft meer informatie.

Deze site gebruikt cookies om webshopdiensten en uw gebruikerservaring te verbeteren.

Zie meer: Privacy (Klik op button > Accepteer om dit scherm niet meer te laten verschijnen)