Toezicht op het bestuur: hoe intensief wilt u het hebben?


Inleiding

Nederland heeft een kwart miljoen verenigingen. Verenigingen moeten een bestuur hebben. Elk bestuur moet verantwoording afleggen aan de leden. Door pas achteraf verantwoording af te leggen heeft het bestuur een grote vrijheid van handelen maar draagt het ook een grote verantwoordelijkheid. Het moet zijn vereniging namelijk wel besturen naar tevredenheid van de leden.
Daarom hebben veel verenigingen zelf structuren bedacht en werkwijzen ontwikkeld waardoor de leden wat meer de vinger aan de pols van het bestuur houden. Een en ander werd per vereniging op eigen wijze in de statuten geregeld.

Dit jaar is de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen') (WBTR) van kracht geworden. Deze wet geeft een aantal modellen om het toezicht op het bestuur te versterken. (Bestaande statutaire regelingen blijven, soms tijdelijk, van kracht.)

Dit opstel biedt een overzicht van vier oude en nieuwe mogelijkheden om toezicht op het bestuur vorm te geven. Deze variëren van de traditionele jaarlijkse verantwoording tot aanwezig zijn bij de besluitvorming.

  • Ik begin met de functie van toezicht op het bestuur, de rolverdeling tussen de verschillende organen van een vereniging, de dynamiek van toezicht en bijsturen, en de intensiteit van het toezicht.
  • Dan een kort overzicht van wat onder de oude wet al mogelijk was en wat de WBTR toevoegt.
  • Tenslotte geef ik een overzicht van de modellen die de wet u voorschotelt. Van elk model noem ik enkele voor- en nadelen.

 

Waarom toezicht op het bestuur?

Een vereniging is van de leden. Het is hún vereniging; zij zijn er de baas. Dit 'de baas zijn' is in een kleine vereniging gemakkelijk te regelen: als alle leden bij elkaar zijn kunnen zij voorstellen doen, deze bespreken, veranderen en aannemen of verwerpen.

Is de vereniging wat groter dan wordt het moeilijk om alle leden bijeen te krijgen. De wet geeft hiervoor een oplossing: nodig alle leden uit voor een ledenvergadering en geef aan waarover gepraat gaat worden; alle leden maken de afweging of de vergadering belangrijk genoeg is en degenen die komen opdagen vormen het orgaan 'de algemene vergadering'. Deze algemene vergadering geldt als beslissingsbevoegde vertegenwoordiging van alle leden.

Binnen elke groep mensen die enige tijd samenwerken ontstaat een functieverdeling. In een vereniging komen de leden met initiatief, energie en kennis van zaken bijna vanzelf bovendrijven. De algemene vergadering benoemt deze mensen in het bestuur.

Dit bestuur is het tweede orgaan van de vereniging. Het bestuur bestuurt - niet de algemene vergadering. De algemene vergadering kan het bestuur ook geen opdrachten geven. De algemene vergadering moet er maar op vertrouwen dat het bestuur handelt in het belang van de vereniging. Dat staat sinds 1 juli 2021 ook met zoveel woorden in de wet (art. 44 lid 3). Heeft de algemene vergadering dit vertrouwen niet of niet meer, dan ontslaat zij bestuursleden en benoemt nieuwe.

Na de benoeming is het voor de leden dus afwachten wat het bestuur allemaal gaat presteren. Afhankelijk van de aard van de vereniging merken de leden daar meer of minder van. Maar alle leden worden wel geacht een jaarlijkse bijdrage te leveren aan de vereniging. Hoe is het bestuur met hun geld omgegaan?

Na afloop van het boekjaar van de vereniging kijkt het bestuur met de algemene vergadering terug op het eigen handelen. Dit gebeurt aan de hand van de verantwoordingsstukken: de eindbalans, de staat van baten en lasten, de toelichting op deze twee en het bestuursverslag. De algemene vergadering en het bestuur praten net zolang over de financiële stukken tot de algemene vergadering ze goedkeurt. Gaat dit overleg stroef dan is dat misschien reden om een of meer bestuursleden te vervangen.
 

 

Gradaties van intensiteit

Deze verantwoording vindt per definitie altijd achteraf plaats. De wet schrijft weliswaar voor binnen zes maanden na einde van het boekjaar, maar ik heb (buiten Corona-tijd) meegemaakt dat het 10 of 11 maanden was. Dat is te laat om bij te sturen: de algemene vergadering loopt zo vér achter de feiten aan. Niets belet het bestuur om al in de maand na einde-boekjaar de verantwoordingsstukken klaar te maken en de jaarvergadering uit te schrijven. Maar het blijft praten achteraf.

Voor sommige verenigingen is dat niet genoeg: daar willen de leden meer voeling hebben met het bestuur - en andersom: wil het bestuur vaker dan eens per jaar weten hoe de leden over zaken denken. De reden is meestal dat er grote belangen spelen en dat het bestuur de kans om een verkeerde beslissing te nemen, wil verkleinen.
 

 

Waarin voorziet de wet?

Niet veranderd

Vóór de WBTR van kracht werd was het al mogelijk om allerlei vormen van tussentijds contact tussen bestuur en leden te regelen. Deze vormen werden per vereniging in de statuten vastgelegd en konden dus van vereniging tot vereniging in details verschillen. Maar alle vormen maakten gebruik van uitzonderingen die de wet toestaat, met name in de volgende wetsartikelen:

 

Burgerlijk Wetboek, Boek 2 Rechtspersonen, Titel 1 Algemene bepalingen:

Artikel 9 

Elke bestuurder is tegenover de rechtspersoon gehouden tot een behoorlijke vervulling van zijn taak. Tot de taak van de bestuurder behoren alle bestuurstaken die niet bij of krachtens de wet of de statuten aan een of meer andere bestuurders zijn toebedeeld.

Elke bestuurder draagt verantwoordelijkheid voor de algemene gang van zaken. Hij is voor het geheel aansprakelijk terzake van onbehoorlijk bestuur, tenzij hem mede gelet op de aan anderen toebedeelde taken geen ernstig verwijt kan worden gemaakt en hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen van onbehoorlijk bestuur af te wenden.

Bovenstaand wetsartikel maakt het mogelijk de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden van bestuursleden zo te verdelen dat een bestuur uit uitvoerende en niet-uitvoerende bestuursleden bestaat.

 

Burgerlijk Wetboek, Boek 2 Rechtspersonen, Titel 2 Verenigingen:

Artikel 37 

Het bestuur wordt uit de leden benoemd, De statuten kunnen echter bepalen dat bestuurders ook buiten de leden kunnen worden benoemd

De benoeming geschiedt door de algemene vergadering. De statuten kunnen de wijze van benoeming echter ook anders regelen, mits elk lid middellijk of onmiddellijk aan de stemmingover de benoeming der bestuurders kan deelnemen

De statuten kunnen bepalen, dat een of meer der bestuursleden, mits minder dan de helft, door andere personen dan de leden worden benoemd. 

(...)

Tenzij de statuten anders bepalen, wijst het bestuur uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan.

Lid 1: De algemene vergadering kan niet-leden in het bestuur benoemen.
Lid 2: In plaats van de algemene vergadering kan ook een afdelingsvergadering bestuursleden benoemen, of het bestuur van een afdeling.
Lid 3: Andere personen, bijvoorbeeld personeel of cliënten kunnen ook bestuursleden benoemen.
Lid 7: Andere functienamen zijn mogelijk, bijvoorbeeld President of Controller. 

 

Artikel 38

Behoudens het in het volgende artikel bepaalde, hebben alle leden die niet geschorst zijn, toegang tot de algemene vergadering en hebben daar ieder één stem; een geschorst lid heeft toegang tot de vergadering waarin het besluit tot schorsing wordt behandeld, en is bevoegd daarover het woord te voeren. De statuten kunnen aan bepaalde leden meer dan één stem toekennen.

(...)


Lid 1: De meest voorkomende regeling: de algemene vergadering bestaat uit de leden die komen opdagen.

Artikel 39 

De statuten kunnen bepalen dat de algemene vergadering zal bestaan uit afgevaardigden die door en uit de leden worden gekozen. De wijze van verkiezing en het aantal van de afgevaardigden worden door de statuten geregeld; elk lid moet middellijk of onmiddellijk aan de verkiezing kunnen deelnemen. De leden 4 en 5 van artikel 37 zijn bij de verkiezing van overeenkomstige toepassing. Artikel 38 lid 3 is van overeenkomstige toepassing op personen die deel uitmaken van andere organen der vereniging en die geen afgevaardigde zijn.

(...)


Lid 1: Het alternatief: de leden van de algemene vergadering worden gekozen door de leden zelf ('onmiddellijk' of direct) of door eerder door de leden gekozen leden ('middellijk', indirect of getrapt). Deze 'eerder door de leden gekozen leden' kunnen de algemene vergadering van een afdeling van de vereniging zijn, of het bestuur van een afdeling.

Artikel 48 

(...)

2 Ontbreekt een raad van commissarissen en wordt omtrent de getrouwheid van de stukken aan de algemene vergadering niet overgelegd een verklaring afkomstig van een accountant als bedoeld in artikel 393 lid 1, dan benoemt de algemene vergadering jaarlijks een commissie van ten minste twee leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken. De commissie onderzoekt de stukken bedoeld in de tweede zin van lid 1, en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit. Het bestuur is verplicht de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen.

(...)

Lid 2: Er kan al een Raad van commissarissen (RvC) zijn, maar over benoeming en bevoegdheden zei de wet nog niets.

 

Een vereniging kan in de statuten dus al aanzienlijk afwijken van de 'standaard-regeling' die de wet geeft. In het laatste deel van dit opstel ga ik in op waarom een vereniging voor de ene of andere constructie kan kiezen.

 

Nieuw in de WBTR

De WBTR heeft wettelijke regels voor alle rechtspersonen gelijkgetrokken. Constructies die in het bedrijfsleven gemeengoed waren, zijn nu ook zonder veel moeite in de statuten van een vereniging (of stichting) te realiseren. De titels 2 Verenigingen en 6 Stichtingen van Boek 2 Rechtspersonen van het Burgerlijk Wetboek zijn hiertoe aangepast, dat wil zeggen: uitgebreid en een beetje veranderd.

De belangrijkste wijzigingen zijn dat de wet nu regels geeft voor de raad van commissarissen en voor het 'gedeeld bestuur', een bestuur met uitvoerende en niet-uitvoerende bestuursleden.

De minder belangrijke wijzigingen zijn dat bestuursleden en commissarissen dienen te handelen in het belang van hun organisatie, dat zij bij een tegenstrijdig belang niet deelnemen aan de beraadslaging (de kamer verlaten), dat er in de statuten een regeling moet komen voor het geval het bestuur of de raad van commissarissen of beide geen leden meer hebben, en dat een bestuurslid of commissaris dat in zijn orgaan meer dan één stem heeft, met deze extra stemmen de andere aanwezigen niet mag overstemmen.

 

Of een vereniging zich ook werkelijk aan de statuten houdt, is aan de vereniging. De buitenwereld heeft daar gewoonlijk geen boodschap aan en geen last van. Wanneer een orgaan of functionaris een wettelijke plicht verzaakt kunnen mensen dit aankaarten bij de rechter.

Pas wanneer een vereniging failliet gaat en een curator het faillissement gaat afwikkelen, wordt van belang of de verantwoordelijkheden duidelijk waren afgebakend en of de betrokkenen zich aan de statutaire regels hebben gehouden. De curator zal geneigd zijn, uit te gaan van artikel 9 (zie boven) zonder mitsen, maren en uitzonderingen. Het oordeel is aan de rechter.
 

 

De wettelijke mogelijkheden toepassen

Statutair regelen

Als hierboven gezegd: Wanneer de belangen van de leden groot zijn willen de leden meer grip op het handelen van het bestuur hebben en andersom: als de risico's voor de bestuursleden groot zijn willen zij meer rugdekking van de leden hebben.

Grip en rugdekking zijn twee kanten van dezelfde medaille. Gemakshalve heb ik het over 'toezicht', zoals ook de WBTR dat doet.

De behoefte aan toezicht varieert. Voor de meeste verenigingen is een jaarvergadering waar het bestuur op summiere wijze verslag doet en aldus verantwoording aflegt, voldoende. Voor andere verenigingen zijn de belangen verstrekkend, denk aan de Betaalvereniging, een vereniging waarin de Nederlandse banken overleggen over het stroomlijnen en beveiligen van het betalingsverkeer. In zulke verenigingen is het werk van het bestuur van grote invloed op de leden en dan is intensief contact tussen leden en bestuur gewenst.

Op verschillende wijzen kunnen de leden het toezicht op het bestuur organiseren. Hieronder beschrijf ik ze in volgorde van toenemend intensief toezicht.

 

1. Toezicht door de algemene vergadering

De eenvoudigste (en meest gebruikelijke) vorm van toezicht is de jaarvergadering van de algemene vergadering. Het bestuur schrijft de jaarvergadering uit en ziet wel wie er komen opdagen. Ik heb meegemaakt dat er behalve het bestuur nog aanwezig waren: de leden van de kascommissie, de kandidaat-bestuursleden en twee of drie andere leden. Omdat aan alle formele eisen is voldaan: iedereen is uitgenodigd, de agenda is bekendgemaakt en de stukken waren tijdig beschikbaar, vormt dit gezelschap een beslissingsbevoegde algemene vergadering.

Het aantrekkelijke van dit model is de eenvoud. Het nadeel is dat er elke vergadering andere leden komen opdagen waardoor de vergadering geen geheugen heeft: men weet niet wat er de vorige keer is be- en afgesproken. De lange tijd tussen opeenvolgende vergaderingen helpt ook niet.

Een ander nadeel is gelegen in de onvoorspelbare opkomst. Een groep leden kan met opgetrommelde bevriende leden in de algemene vergadering een meerderheid creëren en besluiten doordrukken die in een representatieve algemene vergadering er nooit door zouden komen. Het is de afdeling Wassenaar van de VVD overkomen: Turkse ondernemers kwamen en masse naar een ledenvergadering en veranderden de volgorde op de kandidatenlijst voor de gemeenteraadsverkiezing. Dit noem ik het 'representativiteitsrisico'.

In grotere verenigingen is deze vorm van toezicht onbevredigend. Het probleem 'geen geheugen' kan men oplossen door iets vaker vergaderen, maar twee, drie keer per jaar de leden bijeenroepen is voor de leden vaak de grens. Omdat nog steeds elke keer andere mensen komen opdagen blijven de nadelen 'geen geheugen' en 'representativiteitsrisico' bestaan. De oplossing voor deze drie problemen is de ledenraad.

 

2. Toezicht door de ledenraad

'Ledenraad' is een informele naam voor een algemene vergadering die bestaat uit door of namens de leden gekozen mensen. Men maakt voor het vormen van een ledenraad gebruik van artikel 39 lid 1 (zie hierboven).

De ledenraad heeft na elke verkiezing een vaste samenstelling en grootte, meestal enkele tientallen leden. De nadelen 'wisselende samenstelling', 'representativiteitsrisico' en 'geen geheugen' zijn hiermee weggenomen.

Nu de ledenraad enigszins is geprofessionaliseerd ligt het voor de hand, hier gebruik van te maken. Men roept de ledenraad dus vaker dan eens per jaar bijeen. Het toezicht op (of contact met) het bestuur is dus intensiever.

Maar ook aan een ledenraad kleven nadelen:

  • de ledenraad moet vaker dan eens per jaar bijeenkomen (anders voelen de leden ervan zich niet aux serieux genomen);
  • de ledenraad bijeenroepen vergt de nodige aandacht en energie van het bestuur;
  • het bijeenroepen van de ledenraad is een dure grap.

Ook voor een ledenraad geldt dat men niet al te vaak bijeen wil komen. Enkele keren per jaar is goed, maar het moet niet maandelijks worden. Een ander nadeel is dat in een gezelschap van enkele tientallen mensen de meesten luisteren, geen inhoudelijke bijdrage leveren en slechts hun stem uitbrengen.

Wil men vaker, tegen lagere kosten en met meer inhoudelijke inbreng toezicht houden op het bestuur, dan biedt de raad van commissarissen een oplossing.

 

3. Toezicht door de raad van commissarissen

De raad van commissarissen staat sinds de WBTR beschreven in de wet. Afwijken van de wettelijke regeling is nog steeds mogelijk; bestaande constructies hoeven niet te worden aangepast.

De raad van commissarissen (RvC) houdt namens de algemene vergadering (AV) toezicht "op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de vereniging". Het bestuur houdt de RvC op de hoogte van zijn plannen, de RvC vergadert alleen of met een of meer bestuursleden.

De RvC is door de AV benoemd; hij kan de door de AV benoemde bestuursleden (niet: bestuursleden die door anderen zijn benoemd) schorsen (niet: ontslaan). De AV kan de schorsing terugdraaien of bevestigen, waarmee het geschorste bestuurslid is ontslagen.

Heeft een vereniging een RvC dan vervalt de verplichting om een kascommissie te benoemen (art. 48 lid 2, zie boven). Impliciet staat de RvC dan in voor de juistheid en volledigheid van de verantwoordingsstukken. De afstand tussen RvC en bestuur is in de ogen van de wetgever dus groot genoeg om een enigszins onafhankelijkc controle van deze stukken mogelijk te maken. Bij grote verenigingen schakelt de RvC toch nog vaak een accountant in om deze financiële stukken te controleren.

De financiële verantwoordingsstukken dienen te worden ondertekend door alle commissarissen en alle bestuursleden en ze worden ter goedkeuring voorgelegd aan de AV. (De AV kan een eenvoudige ledenvergadering zijn of een door de leden gekozen ledenraad.)

Over het toezicht door de RvC zegt de wet nu het volgende:

 

Artikel 47

(...)

10. Het bestuur verschaft de raad van commissarissen tijdig de voor de uitoefening van diens taak noodzakelijke gegevens. 

11. Het bestuur stelt ten minste een keer per jaar de raad van commissarissen schriftelijk op de hoogte van de hoofdlijnen van het strategisch beleid, van de algemene en financiële risico’s en van de gebruikte beheers- en controlesystemen. 

Het initiatief voor het verstrekken van informatie ligt dus bij het bestuur. Ook al gaat het over het beleid, de uitvoering ervan kan al zijn begonnen voor het aan de RvC wordt voorgelegd. Dus ook een RvC kan nog achter de feiten aanhollen. Wil men dit voorkomen dan dienen de toezichthouders aanwezig te zijn bij beraadslagingen over het beleid; sterker: erover mee te praten. Dit is mogelijk bij het laatste bestuursmodel: het gedeeld bestuur.
 

4. Toezicht door daartoe aangewezen bestuursleden

De meest innige vorm van toezicht is die waarbij de toezichthouders deel uitmaken van het bestuur. Men noemt dit een 'gedeeld bestuur'. Het gedeeld bestuur staat sinds de WBTR beschreven in de wet. Afwijken van de wettelijke regeling is nog steeds mogelijk; bestaande constructies hoeven niet te worden aangepast.

De AV bepaalt welke van de benoemde bestuursleden toezichthouder zijn. Zij heten alleen 'niet uitvoerende bestuursleden' (NUBs) (art. 37 lid 1). Zij worden als zodanig bij de Kamer van Koophandel geregistreerd.

 

Omdat de Kamer van Koophandel de benodigde softwarewijziging niet op 1 juli 2021 af had is de invoering van de betreffende wetswijzigingen (art. 44a en de uitbreidingen van art. 37) uitgesteld.

 

Het bestuur als geheel neemt de bestuursbesluiten. De toezichthouders zitten er dus met hun neus bovenop.

De voorzitter van het bestuur is altijd een NUB. In principe zijn alle bestuursleden aanwezig op een bestuursvergadering. De statuten kunnen regels geven voor het geval een bestuurslid niet kan komen (belet) of is afgevallen (ontstentenis).

De bestuursbesluiten worden uitgevoerd door de uitvoerende bestuursleden. Is daar reden toe dan kunnen de NUBs besluiten een uitvoerend bestuurslid te schorsen. Anders dan hierboven voor commissarissen beschreven, kunnen de NUBs een uitvoerende bestuurder schorsen, ongeacht wie hem heeft benoemd. De wet rept niet over het opheffen of bevestigen van de schorsing.

Het bestuur als geheel legt jaarlijks verantwoording af aan de algemene vergadering of ledenraad. Omdat er geen RvC is dienen de financiële stukken te worden gecontroleerd door de kascommissie of door een accountant.

Het risico van dit model is dat de NUBs zo zeer meedoen met het formuleren van het beleid dat zij hun rol van toezichthouder (namens de leden) uit het oog verliezen.
 

Opmerking

In het bovenstaande heb ik het niet gehad over de rollen van de accountant en van de kascommissie. Zij hebben namelijk geen toezichthoudende taak; zij controleren slechts de financiële verantwoordingsstukken.

De accountant wordt ingehuurd door het bestuur en zorgt slechts dat de stukken voldoen aan de regels van de beroepsgroep en aan de wettelijke eisen. Verder staat hij aan de kant van het bestuur. Worden de stukken door een accountant gecontroleerd dan is er geen kascommissie nodig.

De kascommissie wordt benoemd door de algemene vergadering. Zij controleert de stukken weliswaar vanuit de kant van de leden, maar heeft vaak niet de tijd en de deskundigheid om dit goed te doen.

Daarom: Hoe de verantwoordingsstukken ook zijn gecontroleerd, de leden van de algemene vergadering dienen er zelf ook kritisch naar te kijken en ze niet ongezien goed te keuren.
 

 

Conclusie

Verenigingen kunnen het toezicht op hun bestuur versterken door voor een ledenraad te kiezen. Los daarvan kunnen zij het toezicht versterken door een raad van commissarissen in te stellen, of door niet uitvoerende bestuursleden in het bestuur te benoemen. Zo is de intensiteit van het toezicht op het bestuur meer of minder intensief te maken. Elke constructie heeft echter nog zwakke punten. Welke men ook kiest, geen enkele is volmaakt. Het blijft mensenwerk.

Verenigingen (en stichtingen) hadden al heel lang de mogelijkheid om in hun statuten van de wettelijke regels af te wijken. De WBTR heeft daar niets aan veranderd; hij heeft de bestaande praktijk slechts beschreven. Daardoor staan er in de wet nu verschillende modellen klaar voor meer of minder intensief toezicht op het bestuur.

Hoe intensiever het toezicht op het bestuur is, hoe meer tijd en energie het kost. Welk model voor uw vereniging het beste is hangt af van hoe groot de belangen zijn die er spelen.


_________________
') De WBTR is op 1 juli 2021 van kracht geworden (met uitzondering van de wijziging in verband met het gedeeld bestuur). Zie https://wetten.overheid.nl/BWBR0003045/2021-07-01.

Deze site gebruikt cookies om webshopdiensten en uw gebruikerservaring te verbeteren.

Zie meer: Privacy (Klik op button > Accepteer om dit scherm niet meer te laten verschijnen)