Verantwoording: het bestuursverslag

Verantwoording: het bestuursverslag

Het bestuur van een vereniging moet zich verantwoorden tegenover de leden. Dit staat heel compact in de wet:

Artikel 48 

  1. Het bestuur brengt op een algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, een bestuursverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Het legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over. Deze stukken worden ondertekend door de bestuurders en commissarissen; ontbreekt de ondertekening van een of meer hunner, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt. Na verloop van de termijn kan ieder lid van de gezamenlijke bestuurders in rechte vorderen dat zij deze verplichtingen nakomen.

(Burgerlijk wetboek, Boek 2. Rechtspersonen, artikel 48 lid 1)

  • Hoe vaak? Ieder jaar.
  • Wanneer? Binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar.
  • Waarmee? Met een bestuursverslag, de balans, de staat van baten en lasten en een toelichting op deze laatste twee.
  • Met welk doel? Goedkeuring te verkrijgen van de laatste drie stukken door de algemene vergadering.
  • Nog iets? Ja: de vier stukken moeten op papier staan en zijn ondertekend door alle bestuursleden.

Dit bestuursverslag is bestemd voor de leden - u kunt hen een digitale versie ter beschikking stellen. Het ondertekende origineel bewaart u bij de ingekomen stukken van de algemene vergadering.

In deze post wil ik ingaan op het bestuursverslag. Hoe ziet dat eruit? Wat staat erin?

Het bestuursverslag

Het bestuursverslag is een verslag. U beschrijft erin wat er in het verslagjaar onder verantwoordelijkheid van het bestuur is gebeurd. Dat is enerzijds wat u is overkomen, anderzijds wat u voor besluiten heeft genomen en welke activiteiten u heeft ondernomen.

Wat wel en wat niet?

Onder verantwoordelijkheid van het bestuur betekent dat u niet rapporteert wat de kascommissie heeft gedaan en besloten. De kascommissie valt niet onder uw verantwoordelijkheid en de kascommissie brengt zelf aan de algemene vergadering verslag uit.

Als bestuur rapporteert u ook niet over de handelingen van de algemene vergadering; die worden vastgelegd in de notulen van de bijeenkomsten van de algemene vergadering.

Wel kunt u in uw verslag vermelden dat u de algemene vergadering een of meer keren heeft bijeengeroepen en wat de opkomst was. U kunt de algemene vergadering beschouwen als een van de evenementen die uw bestuur organiseert. De besluiten van de algemene vergaderingen zijn feiten waar uw bestuur iets mee moet doen.

Opschrift

"Opschrift" is de naam voor gegevens waaraan men het document kan herkennen. Voor een bestuursverslag zou dit kunnen bevatten:

  • De naam van uw vereniging
  • eventueel: de naam van het orgaan waar het document van afkomstig is, in dit geval: Bestuur
  • de naam van het document, namelijk: "Bestuursverslag"
  • de periode waar het verslag betrekking op heeft: het verslagjaar.

Beleid: visie en verwachtingen

Besluiten worden begrijpelijk wanneer zij zijn genomen vanuit een toekomstverwachting (wat denkt u dat er gaat gebeuren) of vanuit een visie (waar wil u met de vereniging naartoe).

Begint u daarom met te schetsen wat uw hoop (visie) en verwachtingen waren aan het begin van het verslagjaar.

Gang van zaken: activiteiten, per orgaan

Vervolgens beschrijft u per orgaan van uw vereniging wat het heeft gedaan of heeft meegemaakt en hoe u deze heeft aangestuurd. Organen zijn bijvoorbeeld: het bestuur, afdelingen, teams, commissies en dergelijke.

Over de algemene vergadering en de kascommissie kunt u, als gezegd, kort zijn omdat zij niet onder uw verantwoordelijkheid vallen.

Wat organen meemaken is bijvoorbeeld:

  • oprichting
  • samenstelling en wijziging in de samenstelling
  • ontbinding
  • hoe zij onderling de taken hebben verdeeld
  • waarmee zij werden geconfronteerd
  • wanneer zij bijeen zijn gekomen
  • wat zij hebben besproken
  • wat voor contacten zij hebben gehad met het bestuur
  • wat voor besluiten zij hebben genomen
  • wat zij hebben gedaan en bereikt.

Vraag de voorzitter, secretaris, aanvoerder of trekker van elk orgaan om dit in een overzichtje te zetten. U neemt de belangwekkende gebeurtenissen over in het bestuursverslag van de vereniging.

Wanneer door het benoemen van nieuwe bestuursleden er een iets andere visie ontstaat op de toekomst van de vereniging, is het belangrijk om deze te vermelden. Vanuit deze nieuwe visie zijn immers de beslissingen van het gewijzigde bestuur te verklaren.

Tabellen

Vermeld tenslotte een aantal gegevens in tabelvorm, met links de situatie aan het begin van het verslagjaar en rechts die aan het eind ervan. Zie het voorbeeld hieronder. Van kleine organen noemt u de leden, van de grotere alleen het aantal leden.


Permanente organen
Orgaan 31 december vorig jaar 31 december verslagjaar
Ledenbestand 28 d, 37 h, 15 j, 19 m 29 d, 33 h, 17 j, 18 m
Kascommissie mw. X, dhr. Y dhr. Y, dhr. P, mw. Q
Bestuur vz: dhr. M, secr: mw. N, penn: dhr. O, vv: mw. R, leden: hr. S, mw. T ongewijzigd
Webmaster dhr. A dhr. A, dhr. B
Clubbladredactie
Harmonie dirigent: hr. H + 17 d, 20 h, 6 j, 12 m dirigent: hr. H + 18 d, 18 h, 5 j, 12 m
Fanfare
Brass band
enz.
enz.

In plaats van 31 december kunt u ook de toestand op een andere datum nemen, als u maar van jaar op jaar dezelfde datum neemt. Deze peildatum kan een vaste datum zijn (altijd 1 oktober) of een schuivende datum (derde dinsdag in september, 1e Paasdag).

Organen die in de loop van een jaar zijn opgericht en weer ontbonden, kunt u in een apart tabelletje vermelden. Zie het voorbeeld hieronder.


Tijdelijke organen
Orgaan opgericht ontbonden samenstelling
Feestcommissie 27 januari 18 juni vz: mw. U, leden: hr. V, mw. W, hr. Z
Organisatiecommissie Xyz 12 mei 19 december leden: hr. C, mw. D, mw. E, hr. F, hr. G

Tenslotte kunt u in een tabel weergeven hoe uw vereniging zich heeft ontwikkeld. Als het goed is heeft uw bestuur een visie - in het ideale geval ziet onze vereniging er zo uit - en heeft u een verwachting van hoe snel uw vereniging deze visie realiseert. Ook dit kunt u in een tabel weergeven, bijvoorbeeld:


Ontwikkelingen
Grootheid vorig jaar dit jaar (beoogd) dit jaar (werkelijk) over 3 jaar ambitie
ledental 99 100 ± 5 97 120 ± 5 150 ± 5
harmonie 56 55 ± 5 54 60 ± 5 75 ± 5

De kracht van dit laatste tabelletje is dat u direct ziet of de vereniging de goede kant op gaat. De algemene vergadering kan de ambitie bijstellen en met het bestuur praten over de streefcijfers voor over 3 en 1 jaar. Het bestuur houdt gedurende het jaar de vinger aan de pols en weet waar het zijn aandacht op moet richten, namelijk op de grootheden die niet de gewenste lijn volgen.

Redenen waarom enkele bestuursleden dit bestuursverslag niet mede-ondertekenen

Alle bestuursleden moeten het bestuursverslag ondertekenen. Deze wettelijke eis onderstreept dat het een verslag van en door het hele bestuur is.

Gaat een van de bestuursleden niet tekenen, omdat hij niet wil of niet kan tekenen, dan moet u (moeten de overige bestuursleden) de reden daarvan in het verslag vermelden.

Ondertekening

Geheel aan het eind van het bestuursverslag vermeldt u de namen van allen die lid zijn van het bestuur op het moment dat het bestuursverslag in een bestuursvergadering wordt vastgesteld en de plaats en datum van die bestuursvergadering.

De afdruk van dit verslag wordt door de bestuursleden ondertekend.

Samengevat

Samengevat zou een bestuursverslag de volgende onderdelen kunnen bevatten:

  1. Opschrift
  2. Beleid: visie en verwachtingen
  3. Gang van zaken: activiteiten, per orgaan
  4. Tabellen
  5. Redenen waarom enkele bestuursleden dit bestuursverslag niet mede-ondertekenen
  6. Ondertekening

.

Beleefd aanbevelend

Mocht u niet meteen weten hoe u dit optuigt, neemt u dan eens (vrijblijvend en gratis) contact op via mijn vraagbaak (https://www.karelvanzanten.nl/content/2-vraagbaak). Heel eenvoudig: stuur een e-mail naar vraagbaak@karelvanzanten.nl. U kunt ook bellen: 0547-273949. Ik help u graag.

.

 

Deze site gebruikt cookies om webshopdiensten en uw gebruikerservaring te verbeteren.

Zie meer: Privacy (Klik op button > Accepteer om dit scherm niet meer te laten verschijnen)