Waar vergadert u?

Veel vergaderingen van besturen, commissies en andere organen worden ’s avonds bij mensen thuis gehouden. Vaak krijgen de vergaderaars koffie, koekjes, een drankje en wat te knabbelen. Het is redelijk om de gastheer of -vrouw een vergoeding te geven voor de gemaakte kosten. Daarmee voorkomt u dat de lasten van deze vergaderingen ongelijk gaan drukken - want zij drukken niet.

Vast tarief

Het is het gemakkelijkst om voor deze vergoeding een vast bedrag per aanwezige af te spreken, een tarief. Op dit moment (2016) zou € 1,50 tot € 2,50 per aanwezige een redelijk bedrag zijn. Laat het bestuur dit tarief vaststellen voor alle vergaderingen die voor uw organisatie bij de leden thuis gehouden worden.

Declareren

De gastheer of -vrouw dient per vergadering een declaratie in bij de penningmeester. Wanneer de penningmeester zonder declaratie een vergoeding betaalt, heeft hij geen bewijs van de rechtmatigheid van die betaling. Dus kan maar beter per vergadering een declaratie worden ingediend.

Formulier

Hiervoor kunt u het formulier Presentielijst gebruiken. Dit formulier bestaat uit drie delen:

  1. Het bovenste deel is een gewone presentielijst. Alle aanwezigen zetten hun naam en handtekening. De handtekening is van belang zodat niet achteraf namen aan de lijst worden toegevoegd; dat zou valsheid in geschrifte zijn.
    Enerzijds blijkt uit de handtekening of de vergadering zijn quorum (het minimum aantal leden dat aanwezig moet zijn om een rechtsgeldig besluit te kunnen nemen) heeft gehaald en dus bevoegd was om bepaalde besluiten te nemen. Anderzijds kan de penningmeester of de financiële commissie aan de hand van deze presentielijst nagaan of het juiste bedrag is gedeclareerd.
    De secretaris van het vergaderende orgaan scheurt de declaratie eraf en behoudt de presentielijst.
  2. Het onderste deel is de declaratie. Aan het eind van de vergadering vullen gastheer of -vrouw en de voorzitter deze in en ondertekenen hem. De declarant (degeen die declareert)scheurt de eigenlijke declaratie los en dient deze in bij de penningmeester van het bestuur.
  3. De declarant behoudt de souche (het smalle strookje, links) voor zijn eigen administratie. De souche herinnert hem eraan dat hij een betaling tegoed heeft.

Downloaden

Het formulier kunt u hier downloaden. Het is een een pdf-bestand en de tekst vult precies één A4-tje. 

Deze site gebruikt cookies om webshopdiensten en uw gebruikerservaring te verbeteren.

Zie meer: Privacy (Klik op button > Accepteer om dit scherm niet meer te laten verschijnen)