Waarom zou je besluiten uitvoeren?

Kent u dit?

De ledenvergadering neemt een besluit. Het bestuur zegt toe dat uit te voeren. Wat gebeurt er vervolgens? Wat ik vaak zie is dit:

  1. De volgende ledenvergadering is maanden later, zo niet een jaar later
  2. de leden krijgen het (concept-) verslag van de vorige ledenvergadering een week voor deze volgende vergadering toegestuurd (of krijgen het op de vergadering uitgedeeld)
  3. het (concept-) verslag heeft geen besluiten- of actiepuntenlijst
  4. iedereen is vergeten wat er de vorige vergadering is afgesproken
  5. het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld
  6. niemand komt ooit nog terug op het genomen besluit en de uitvoering ervan.

Komt het u bekend voor?

.

Het zwarte gat

Op deze manier verdwijnen besluiten van de ledenvergadering (de algemene vergadering) in een zwart gat. Ze hadden net zo goed niet genomen kunnen worden.

Volgens mij wringt dit. Zo hoort het toch niet? Het is voor een bestuur natuurlijk wel gemakkelijk, zo. Geen last van de leden, toch?

Vrij recente jurisprudentie (sorry, geen verwijzing beschikbaar) zegt dat de algemene vergadering niet de opdrachtgever van het bestuur is. Er is geen hiërarchische verhouding tussen algemene vergadering en bestuur. De algemene vergadering benoemt en ontslaat bestuursleden en de algemene vergadering keurt jaarrekeningen goed. Het bestuur bestuurt. Maar wanneer een bestuur zelf toezegt een besluit uit te voeren moet het dat ook doen.

Wanneer een bestuur een besluit van de algemene vergadering niet uitvoert zal het daar wel een reden voor hebben. In zo'n geval kan het verantwoorden waarom het het besluit niet heeft uitgevoerd.

Ik heb echter in een bestuur gezeten dat domweg nooit aan een genomen besluit heeft gedacht. Op de vraag wat het bestuur met dat besluit had gedaan antwoordde de secretaris: "Het bestuur heeft hier niets aan gedaan. Daar zijn geen excuses voor."

Maar wanneer de leden niet vragen naar hoe het bestuur met een besluit is omgegaan terwijl het bestuur er niets aan heeft gedaan, dan is het besluit in een zwart gat verdwenen. Het had net zo goed niet genomen kunnen worden. Het bestuur is ermee weggekomen.

En dat moet niet kunnen.

.

In helder licht

Hoe voorkomen we nu dat besluiten in een zwart gat verdwijnen? Hoe zorgen we dat de besluiten in een helder licht blijven staan? Wat denkt u van het volgende:

  1. De secretaris maakt zo kort mogelijk na de vergadering een concept-verslag - het moet toch gebeuren; dan maar meteen
  2. aan het eind van het verslag neemt hij een besluiten- of actielijst op - zo is de kans kleiner dat de besluiten en acties worden vergeten
  3. leden die aanwezig waren, krijgen het concept-verslag van de gehouden ledenvergadering zo snel mogelijk na de vergadering, met het verzoek om correcties en aanvullingen door te geven aan de secretaris
  4. de secretaris maakt aan de hand van de correcties en aanvullingen een 2e concept-verslag
  5. het 2e concept-verslag heeft een besluiten- of actielijst
  6. het bestuur publiceert het 2e concept-verslag op de website van de vereniging - wees maar transparant 
  7. de volgende ledenvergadering is maanden later, zo niet een jaar later
  8. alle leden krijgen het 2e concept-verslag van de vorige ledenvergadering, indien het niet al op de website staat, voor deze volgende vergadering toegestuurd
  9. de agenda van de ledenvergadering vermeldt een punt Uitvoering van besluiten en acties
  10. iedereen is vergeten wat er de vorige vergadering is afgesproken
  11. het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld
  12. bij het punt Uitvoering van besluiten en acties verantwoordt het bestuur hoe het met de genomen besluiten is omgegaan.

Wanneer de ledenvergadering in het begin van het verenigingsjaar is gehouden kan het bestuur in het bestuursverslag (ook wel secretarieel jaarverslag) aandacht geven aan hoe het besluiten en acties heeft uitgevoerd. Wanneer de ledenvergadering ver in het verenigingsjaar is gehouden is het handiger om in het bestuursverslag alleen te vermelden wat in het betreffende verenigingsjaar is uitgevoerd, en in een apart document hoe de andere besluiten en acties sindsdien zijn uitgevoerd.

.

Nieuw: tabblad Vraagbaak

Diverse bestuursleden hebben me, sinds ik met dit blog bezig ben, e-mails gestuurd met een of enkele vragen. Met plezier heb ik deze beantwoord, vaak binnen een dag. Soms kwam er nog een vervolgvraag - ik denk dan maar dat mijn eerdere reactie in de smaak viel.

Voor mij zijn deze vragen uit de praktijk leerzaam: ik zie ook maar alleen wat in mijn eigen omgeving gebeurt en deze vragen verbreden mijn blik. Ze laten me nadenken en ik word er (hoop ik) wijzer van; daardoor kan ik andere bestuursleden weer beter helpen.

Met het tabblad Vraagbaak wil ik u en andere bezoekers van mijn website aanmoedigen om, wanneer u met een bestuurlijk probleem zit, mij een e-mail te sturen. Vragen staat vrij. Ik beantwoord de vragen gratis en vaak nog binnen een dag.

.

Over dit blog

Elke maand, op de eerste of tweede dinsdag van de maand, publiceer ik een nieuw artikel, meestal naar aanleiding van een recent gesprek met een bestuurslid. Ik stuur hierover tegelijk een korte e-mail naar belangstellenden.

Geef u hier op voor deze korte e-mails.

.